Comment encoder les demandes de provisions dans la plateforme ?
Pour créer une demande de provisions, rendez-vous dans l’onglet Comptabilité et le sous-onglet Propriétaires. Cliquez ensuite sur Demander une Provision.
Un encadré apparait, à remplir de la manière suivante :
- Libellé : Le libellé est le nom que vous donnez à la demande de provisions (par exemple « Provision pour charges – 2e trimestre 2022 »)
- Montant : Le montant à indiquer est le montant total demandé à la copropriété.Par exemple : Lors de la dernière AG, le montant des provisions pour l’année à venir à été voté à hauteur de 2000€. Il a également été décidé que ces provisions seraient appelées trimestriellement par le syndic. Le syndic doit donc, chaque trimestre, demander 500€ de provision (2000€ / 4 trimestres = 500€ par trimestre).
Lors de l’encodage, le syndic indique alors 500€ dans le champ Montant.
- Date : Ceci correspond à la date à laquelle vous créez cette demande de provision aux copropriétaires.
- Partager via : Le partage de la demande de provisions est la manière dont le montant indiqué sera divisé entre les copropriétaires.
- Clé de répartitionGénéralement, les provisions sont réparties selon la clé de répartition de l’acte de base, c’est à dire en tenant compte des quotités de tous les copropriétaires reprises dans l’acte de base. Dans ce cas, sélectionnez acte de base dans le menu déroulant.
Cependant, il arrive que l’Assemblée Générale vote la répartition du montant total selon une autre clé de répartition que l’acte de base. Dans ce cas, sélectionnez une clé de répartition déjà créée dans le menu déroulant, ou créez-en une nouvelle en cliquant sur Créer une nouvelle clé de répartition (dans le menu déroulant également).
Pour plus d’explications sur les clés de répartitions, rendez-vous ici.
- Répartition manuelleSi l’Assemblée Générale vote une répartition du montant qui ne tient pas compte des quotités de chacun, sélectionnez Répartition manuelle et répartissez le montant comme convenu lors de l’Assemblée Générale (en pourcentage du montant total ou par montants individuels).
- Clé de répartitionGénéralement, les provisions sont réparties selon la clé de répartition de l’acte de base, c’est à dire en tenant compte des quotités de tous les copropriétaires reprises dans l’acte de base. Dans ce cas, sélectionnez acte de base dans le menu déroulant.
Pour valider la demande de provisions, cliquez sur Créer.
Après avoir encodé la demande de provisions, n’oubliez pas de l’envoyer à vos copropriétaires afin que ceux-ci versent leur part sur le compte de la copropriété.
