Comment encoder une facture de consommation commune, avec compteurs de passage ?

Le calcul des consommations individuelles (par logement) n’est pas encore prévu dans la plateforme. Cependant, après avoir calculé ce qui revient à chaque copropriétaire en procédant au relevé des compteurs, voici comment encoder cette facture dans la plateforme.

Rendez-vous dans l’onglet Comptabilité, sous-onglet Transactions. Dans la section Fournisseurs, cliquez sur Ajouter une dépense/Note de crédit en haut à droite de votre écran.

Remplissez ensuite l’encadré qui apparait avec les informations nécessaires :

• Montant : Le montant total de la facture, TVA comprise.

• Type du document : La plateforme vous permet d’encoder des factures ainsi que des notes de crédit. Sélectionnez Facture afin que le montant indiqué soit déduit du solde du compte courant une fois le paiement de cette facture validé.

• Date : Date de la facture

• Fournisseur : Société/personne/entité qui émet la facture.

  Vous pouvez soit sélectionner un fournisseur déjà existant, soit en créer un nouveau. Si vous entrez un nouveau fournisseur, vous pourrez ensuite vous rendre dans l’onglet Ma copropriété > Fournisseurs pour remplir la fiche d’information de ce fournisseur.

• Sous-catégorie de coût : La sous-catégorie de coût correspond au type de service/marchandise obtenu suite au paiement de la facture.

  Un grand nombre de sous-catégories de coûts sont déjà pré-encodées dans la plateforme. Vous les trouverez en ouvrant le menu déroulant.

• TVA : Indiquer le pourcentage de TVA dans ce champ sert à avoir le détail des prix dans les décomptes de certains copropriétaires en fin d’exercice comptable (utile pour les surfaces commerciales, bureaux, etc.).

  Remarque : Le montant à indiquer en encodant une facture sur la plateforme est toujours le montant TVAC.

• Communication structurée : Ce champ est optionnel mais vous permet de retranscrire la communication structurée de votre facture si vous le souhaitez.

• Libellé : Le libellé est le nom que vous donnez à la facture que vous encodez (par exemple « Facture électricité 1er trimestre 2021 »).

• Joindre une facture ou un reçu : Ceci vous permet d’ajouter le fichier PDF de la facture. Les copropriétaires auront accès à ces fichiers, et auront ainsi directement accès aux détails de toutes les factures.

• Répartition : Afin d’attribuer à chacun le montant dû pour sa consommation individuelle, sélectionnez Réparti manuellement. Vous pouvez alors allouer un certain pourcentage de la facture ou directement un montant précis à chaque copropriétaire. Si vous choisissez d’indiquer un montant précis, veillez à ce que la somme de ces montants soit égale au montant total de la facture.

Une fois l’encadré complété, cliquez sur Créer une facture.

Lorsque vous aurez payé cette facture, vous n’aurez plus qu’à valider ce paiement.