Envoyer des demandes de paiements aux co-propriétaires

Demande de provision

A partir de l’écran « Comptabilité > Propriétaires > Provisions », cliquez sur le bouton « Demander une provision »

Remplissez les informations comme expliqué dans l’article consacré aux demandes de provision.

L’étape suivante vous permet d’encoder un titre et un message à destination de vos co-propriétaires. Ce titre et ce message seront affichés sur le document PDF généré et serviront également lors de l’envoi par email de ce document. 

Si l’un de vos co-propriétaires souhaite recevoir les documents en néerlandais ou anglais, le système vous invitera à encoder un titre et un message dans les langues souhaitées. 

Indiquez enfin le délai de paiement 530 jours, 15 jours ou immédiatement).

L’écran suivant vous présente l’ensemble des destinataires, la canal de communication choisis par chacun d’eux et l’adresse email à laquelle l’e-mail leur sera envoyé. 

Pour les co-propriétaires souhaitant recevoir un courrier (recommandé ou pas) vous avez la possibilité de télécharger le document pour ensuite l’imprimer et l’envoyer. 

Tous les copropriétaires pour lesquels une adresse e-mail est renseignée recevront également le document pdf généré par e-mail une fois que vous cliquerez sur « envoyer ». 

Une fois les documents envoyés, vous retrouverez ceux-ci dans la section « communication ».  

Augmentation de fonds de roulement ou de fonds de réserve

Le même principe s’applique aux augmentations des fonds de roulement ou de réserve. 

A partir de l’écran « Comptabilité > Propriétaires > Fonds de réserve (ou Fonds de roulement) », cliquez sur le bouton « Augmentation / réduction de capital »

Remplissez les informations comme expliqué dans l’article consacré aux demandes de provision.

Les étapes suivantes sont similaires au cas de la demande de provision (voir-ci-dessus). Vous encoderez d’abord un titre et un message, choisirez le délai de paiement et enfin téléchargerez les documents PDF à envoyer par courrier avant de procéder à l’envoi des emails.

A noter: une diminution de capital n’engendre pas de documents. En effet, il n’a aucune action à effectuer par les copropriétaires dans ce cas-là. La diminution viendra impacter leur décompte individuel lors de la cloture de l’année comptable. 

Rappel de paiements

Le même principe s’applique aux rappels de paiement. 

A partir de l’écran « Comptabilité > Propriétaires > Aperçu », cliquez soit sur le bouton « rappel groupé » pour envoyer un rappel à l’ensemble des co-propriétaires qui ont un montant dû envers la copropriété soit sur le bouton « rappel de paiement » pour envoyer un rappel à un propriétaire en particulier. 

Les étapes suivantes sont similaires aux cas de la demande de provision et de l’augmentation de capital (voir-ci-dessus). Vous encoderez d’abord un titre et un message, choisirez le délai de paiement et enfin téléchargerez les documents PDF à envoyer par courrier avant de procéder à l’envoi des emails.