Étape 1 : encoder la facture

La première étape consiste à encoder la facture dans la plateforme. Pour cela, rendez-vous dans l’onglet Comptabilité et le sous-onglet Transactions. Cliquez ensuite sur Ajouter une dépense/Note de crédit en haut à droite de la page.

Remplissez maintenant l’encadré qui apparait avec les informations nécessaires :

• Montant : Le montant total de la facture, TVA comprise.

• Type du document : La plateforme vous permet d’encoder des factures ainsi que des notes de crédit. Sélectionnez Facture afin que le montant indiqué soit déduit de votre solde une fois le paiement de cette facture effectué.

• Date : Date de la facture

• Fournisseur : Société/personne/entité qui émet la facture.

  Vous pouvez soit sélectionner un fournisseur déjà existant, soit en créer un nouveau. Si vous entrez un nouveau fournisseur, vous pourrez ensuite vous rendre dans l’onglet Ma copropriété > Fournisseurs pour remplir la fiche d’information de ce fournisseur.

• Sous-catégorie de coût : La sous-catégorie de coût correspond au type de service/marchandise obtenu suite au paiement de la facture. Un grand nombre de sous-catégories de coûts sont déjà pré-encodés dans la plateforme. Vous pouvez soit sélectionner une de ces sous-catégories dans le menu déroulant, soit en ajouter une nouvelle en remplissant ce champ manuellement.

• TVA : Indiquer le pourcentage de TVA dans ce champ permet d’avoir le détail des prix dans les décomptes de certains copropriétaires en fin d’exercice comptable (utile pour les surfaces commerciales, bureaux, etc.).

  Remarque : Le montant à indiquer en encodant une facture sur la plateforme est toujours le montant TVAC.

• Communication structurée : Ce champ facultatif vous permet de retranscrire la communication structurée de votre facture.

• Libellé : Le libellé est le nom que vous donnez à la facture que vous encodez (par exemple « Acompte électricité novembre 2021 »).

• Joindre une facture ou un reçu : Ceci vous permet d’ajouter une photo du ticket de caisse ou le fichier PDF de la facture. Les copropriétaires auront accès à ces fichiers, et auront ainsi directement accès aux détails de toutes les factures et autres paiements.

• Répartition : Vous devez ici indiquer la manière dont le montant de cette facture sera réparti au sein de la copropriété.

  Pour le répartir selon les quotités de chacun, sélectionnez Réparti selon une clé de répartition. Choisissez ensuite la clé de répartition que vous souhaitez utiliser (acte de base ou autre).

  Si vous avez décidé de ne pas répartir les coûts selon les quotités des copropriétaires, sélectionnez Réparti manuellement. Vous pouvez alors allouer un certain pourcentage du montant ou directement une somme à chaque copropriétaire.

Une fois l’encadré complété, cliquez sur Créer facture.

Voilà, votre facture est encodée !