L’ordre du jour
Avant une Assemblée Générale, le syndic doit établir l’ordre du jour et le communiquer aux copropriétaires via les convocations (minimum 15 jours avant la tenue de l’AG). Mais comment définir les points à inscrire à l’ordre du jour ? Comment ajouter un point à l’ordre du jour en tant que copropriétaire ?
✔️ Tout d’abord, lors d’une Assemblée Générale Ordinaire, certains points (comme l’approbation des comptes de l’année écoulée, le budget pour l’année à venir, la révision des fournisseurs, etc.) doivent obligatoirement être abordés. Pour vous faciliter la tâche, Syndic Yourself a pré-encodé ces points dans la plateforme. Ainsi, rien ne sera laissé de côté !
En plus de ces points prédéfinis, le syndic peut prendre l’initiative d’ajouter à l’ordre du jour les sujets qu’il estime nécessaire d’aborder avec les copropriétaires (comme par exemple les travaux à venir, l’entretien du bâtiment, etc.).
Les copropriétaires ainsi que le conseil de copropriété peuvent également demander au syndic d’inscrire certains points à l’ordre du jour. Ces points doivent être communiqués au syndic par écrit trois semaines avant la quinzaine définie dans le règlement de copropriété pour la tenue de l’Assemblée Générale. Les points qui communiqués trop tard et qui ne sont pas inscrits à l’ordre du jour de cette Assemblée Générale devront être inscrits à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale suivante.
✔️ Une Assemblée Générale Extraordinaire est organisée lorsqu’une décision est « urgente » et ne peut pas attendre la tenue de la prochaine Assemblée Générale ordinaire. De ce fait, les points à l’ordre du jour sont ces sujets « urgents » qui entrainent l’organisation de cette Assemblée Générale extraordinaire.
Cette Assemblée Générale extraordinaire peut également être l’occasion d’aborder certains sujets moins urgents, qui peuvent alors être ajoutés à l’ordre du jour par le syndic.
Les copropriétaires peuvent bien sûr faire parvenir à leur syndic des points supplémentaires à inscrire à l’ordre du jour. Cela se fait de préférence par écrit, dans un délai qui laisse le temps au syndic d’envoyer les convocations 15 jours avant la tenue de l’Assemblée Générale.
✔️ Pour finir, il arrive que les copropriétaires souhaitent organiser une Assemblée Générale extraordinaire sans attendre l’initiative du syndic. Dans ce cas, il faut envoyer une demande écrite au syndic, précisant les différents points à inscrire à l’ordre du jour. Celui-ci se chargera ensuite de l’organisation de l’Assemblée Générale.
Conseil : En tant que syndic bénévole, n’hésitez pas à prévenir vos copropriétaires (par mail, courrier, oralement, etc.) qu’une Assemblée Générale aura lieu prochainement. Demandez-leur de vous envoyer les points qu’ils souhaitent y aborder avant une date définie. Cela permettra à tout le monde de s’exprimer et de se sentir écouté.
