Récupérer les archives de copropriété : une étape obligatoire pour le syndic bénévole

Quels documents de copropriété faut-il récupérer ?

Une fois que vous avez été élu syndic bénévole, l’ancien syndic de votre copropriété doit vous remettre tous les documents concernant l’immeuble, qu’ils soient permanents ou non. On peut classer ces archives en plusieurs catégories.

• Les documents juridiques : les contrats de maintenance et d’assurance, le règlement de copropriété, l’acte de base, les dossiers de procédure en cours, etc.
• Les documents financiers et comptables : les états financiers, le décompte individuel des charges, les coordonnées bancaires, etc.
• Les documents techniques : les plans de l’immeuble, les notices techniques des équipements, etc.
• Les documents administratifs : la liste des copropriétaires avec leurs coordonnées, les carnets d’entretien, le règlement d’ordre intérieur, etc.

Cette liste n’est pas exhaustive, mais elle vous donne un aperçu des archives à récupérer.

Bon à savoir

En tant que syndic, vous devez permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou les informations à caractère non privé de la copropriété.

Quel délai pour récupérer les archives de la copropriété ?

De façon générale, le syndic sortant est tenu de remettre l’ensemble des archives de la copropriété dans un délai de 30 jours après la fin de son mandat. Ces documents peuvent inclure les contrats, les informations techniques sur l’immeuble, etc.

La transmission de ces éléments peut se faire sous format électronique, facilitant ainsi le processus de transition vers le nouveau syndic.

Comment organiser et conserver les archives de copropriété ?

En tant que syndic de copropriété, vous avez la responsabilité d’organiser, conserver et mettre à jour l’ensemble des archives de votre copropriété. C’est une mission essentielle pour assurer le bon fonctionnement de l’immeuble et la continuité de sa gestion dans le temps.

Ainsi, vous devrez veiller au respect des obligations légales. Cela inclut la conservation de certains documents pendant une durée minimale de 10 ans et la protection des données personnelles des copropriétaires conformément au RGPD (Règlement général sur la protection des données).

Pour mener à bien votre mission, il est recommandé de mettre en place des bonnes pratiques :

• classement rigoureux des documents,
• archivage sécurisé,
• accès restreints aux informations confidentielles,
• dématérialisation

Cette gestion des archives peut vite devenir chronophage, mais elle est indispensable. N’hésitez pas à vous faire épauler si besoin.

En conclusion

La récupération des archives est une étape incontournable pour tout nouveau syndic de copropriété. Avec un peu d’organisation et les bons outils, vous pouvez gérer ces archives sereinement. N’hésitez pas à contacter Syndic Yourself pour vous accompagner dans vos missions de syndic bénévole et vous faciliter la tâche au quotidien. Vous pourrez notamment profiter de l’option Cloud sur notre plateforme pour stocker et accéder facilement à vos archives.