Quelles sont les missions administratives d’un syndic bénévole ?

Entretien de l’immeuble

Le syndic bénévole assure les travaux d’entretien courant de l’immeuble de copropriété. En effet, il est chargé de faire effectuer les réparations ou les rénovations nécessaires pour maintenir le bâtiment et les parties communes en bon état de conservation. Pour ce faire, il s’assure notamment :

• du nettoyage des parties communes;
• de la maintenance des équipements communs (chauffage collectif, ascenseur, portes et portails, etc.)
• de la sortie des poubelles;
• etc.

Face à une urgence, le syndic se doit également d’intervenir, et commander les travaux nécessaires.

À noter

Au-delà de l’entretien courant de la copropriété, les travaux d’envergure sont eux aussi à la charge du syndic bénévole : ravalement de façade, réfection de la toiture, etc.

Surveillance du respect de règlement de copropriété

Le syndic bénévole est tenu de faire appliquer le règlement intérieur de la copropriété. Il doit donc surveiller la bonne application des règles par chacun des copropriétaires de l’immeuble. Ainsi, en cas de manquement, il se charge, entre autres, d’adresser une mise en demeure au copropriétaire concerné.

Qu’il s’agisse de charges impayées ou de dégradations du bâtiment, le syndic bénévole peut se positionner en tant que médiateur. Il peut également appliquer des mesures de sanctions, conformément aux dispositions reprises dans le règlement général de copropriété.

Organisation des assemblées générales

Le syndic organise les assemblées générales des copropriétaires, selon les périodes fixées par le règlement de copropriété. Il s’assure de la bonne tenue de ces AG. Pour ce faire, il est tenu :

• d’établir l’ordre du jour : outre les demandes des copropriétaires, l’ordre du jour doit contenir plusieurs points imposés par la LOI : le rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières, et les points relatifs à l’approbation du budget prévisionnel…..
• Le transmettre une convocation à chaque copropriétaire dans les temps : cette convocation mentionne l’ordre du jour, la date et l’heure de la réunion, ainsi que l’adresse où se tiendra l’AG.
• de rédiger et de transmettre le procès-verbal : à l’issue de l’AG, le syndic est tenu de synthétiser l’ensemble des décisions prises dans un procès-verbal. Il doit ensuite les envoyer aux copropriétaires en respectant le délai légal.

Bon à savoir

Le syndic doit également veiller à ce que les décisions prises en AG soient appliquées.

Gestion des archives

Le syndic est tenu d’administrer les archives de copropriété. Il doit en assurer la conservation, la sécurité, et leur accessibilité aux copropriétaires. Il s’agit notamment des :

• actes notariés;
• modifications de l’acte de base;
• factures d’énergie;
• documents relatifs à la rénovation du bâtiment;
• etc.

Bon à savoir

Il existe un délai de conservation légal pour chaque document de copropriété. Les rapports des assemblées, par exemple, doivent être conservés pendant 10 ans.

Mise en conformité

Représentant légal de la copropriété, le syndic bénévole doit veiller à la mise en conformité de la copropriété avec les dispositions légales et réglementaires. En ce sens, il est notamment chargé d’immatriculer la copropriété auprès de la Banque Carrefour des Entreprises (BCE), et réunir les documents administratifs à cet effet.

Par ailleurs, il est celui chargé de souscrire, le cas échéant, à une police d’assurance globale.

En conclusion

À l’instar du syndic professionnel, les responsabilités du syndic bénévole sont multiples. Besoin de vous faire assister dans la réalisation de vos missions ? Syndic Yourself est le partenaire privilégié !