Les obligations comptables et financières du syndic bénévole

Les obligations du syndic dans le cadre de ses missions comptables et financières

Outre ses missions administratives, juridiques et techniques, le syndic bénévole est chargé de la gestion financière et comptable de la copropriété. Cela implique plusieurs obligations, qui sont notamment citées dans le code civil.

Préparation du budget prévisionnel de la copropriété

Conformément à l’article 577-8, 18 du code civil belge, le syndic bénévole doit élaborer et présenter chaque année le budget prévisionnel de la copropriété. Ce dernier, qui doit être approuvé par l’assemblée générale des copropriétaires, est élaboré pour faire face à des dépenses diverses :

• les dépenses courantes de maintenance ;
• les dépenses de fonctionnement et d’administration des parties communes ;
• les dépenses liées aux équipements communs de l’immeuble (le chauffage central, les installations électriques, etc.) ;
• les frais extraordinaires prévisibles (ravalement de façade, rénovation de peinture, etc.) ;
• etc.

Tenue des comptes de la copropriété

Cela implique de nombreuses missions :

• enregistrement des opérations courantes,
• relevé des dépenses annuelles
• gestion des comptes bancaires,
• préparation du bilan(pour les copropriétés de plus de 20 lots uniquement)
• etc.

Quoi qu’il en soit, il faut savoir que pour les immeubles de 20 lots et plus, la tenue de la comptabilité des copropriétés est régie par des règles strictes. Le syndic bénévole est tenu de respecter ces derniers.

Ainsi, par exemple, dans les immeubles de plus de 20 lots, le syndic bénévole doit faire usage d’un plan comptable minimum normalisé. Les plus petites copropriétés peuvent, quant à elles, tenir une comptabilité simplifiée. Cette dernière reflète au minimum :

• les recettes et les dépenses,
• la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte,
• le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve.

Administration des fonds de l’association des copropriétaires

Le syndic bénévole est également responsable de la gestion des fonds de l’association des copropriétaires. Il s’agit principalement des fonds de roulement et de réserve, qui doivent être placés dans des comptes séparés.

Il est à noter que si le fonds de roulement est destiné à financer les frais communs et réguliers de la copropriété (frais de conciergerie, frais d’entretien des parties communes, etc.), le fonds de roulement doit quant à lui servir à financer les dépenses exceptionnelles et non périodiques (ravalement de façade, renouvellement de l’ascenseur, etc.).

Bon à savoir

Traitement des factures, suivi des paiements des propriétaires et des fournisseurs, contrôle des dépenses et des recettes… Le syndic bénévole doit également s’assurer de tous les aspects liés à la gestion financière de la copropriété.

Les obligations du syndic liées à l’archivage des documents comptables

Outre les obligations de gestion comptable et financière, le syndic bénévole est responsable de la production et l’archivage des documents comptables de la copropriété. Il s’agit notamment :

• de la liste des dépenses ;
• du décompte individuel des charges ou tableaux de répartition ;
• du compte de résultat ;
• de l’inventaire ;
• du bilan ;
• des mouvements de fonds de réserve.
• de la liste des dépenses.

Notez que ces documents doivent être mis à la disposition des copropriétaires.

Conclusion

Le syndic bénévole a des obligations diverses en matière de gestion financière et comptable de la copropriété. Parce que ces missions peuvent s’avérer compliquées, il est fortement conseillé de se faire accompagner par des plateformes d’aide aux syndics bénévoles comme Syndic Yourself.

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Être syndic, même à titre bénévole, implique des tâches précises, retrouvez ici l’essentiel de ses missions.