De agenda

Voor een algemene vergadering moet de syndicus de agenda opstellen en deze meedelen aan de mede-eigenaars via de uitnodigingen (minimum 15 dagen voor de algemene vergadering). De vraag is echter hoe de punten te bepalen die in de agenda moeten worden opgenomen. Hoe kan ik als mede-eigenaar een punt aan de agenda toevoegen?

✔️ Om te beginnen moeten tijdens een gewone algemene vergadering bepaalde punten worden besproken (zoals de goedkeuring van de rekeningen van het afgelopen jaar, de begroting voor het komende jaar, de herziening van de leveranciers, enz). Om het u makkelijker te maken, heeft Syndic Yourself deze punten vooraf in het platform ingevoerd. Op deze manier, zal er niets worden vergeten!

Naast deze vooraf ingevoerde punten kan de syndicus het initiatief nemen om punten aan de agenda toe te voegen die hij of zij noodzakelijk acht om met de mede-eigenaars te bespreken (zoals toekomstige werkzaamheden, onderhoud van het gebouw, enz.).

Mede-eigenaars kunnen hun syndicus uiteraard bijkomende agendapunten bezorgen. Dit dient bij voorkeur schriftelijk te gebeuren, binnen een termijn die de syndicus in staat stelt de oproepingen 15 dagen voor de algemene vergadering te versturen.

✔️ Een buitengewone algemene vergadering wordt georganiseerd wanneer een besluit “dringend” is en niet kan wachten tot de volgende gewone algemene vergadering. De opgestelde agendapunten zijn derhalve de “dringende” zaken die leiden tot de organisatie van deze buitengewone algemene vergadering.

Deze buitengewone algemene vergadering kan ook de gelegenheid zijn om bepaalde minder dringende onderwerpen te behandelen, die dan door de syndicus aan de agenda kunnen worden toegevoegd.

De mede-eigenaars kunnen hun syndicus uiteraard bijkomende agendapunten bezorgen. Dit dient bij voorkeur schriftelijk te gebeuren en ten laatste 15 dagen voor de algemene vergadering worden verstuurd.

✔️ Tenslotte kan het gebeuren dat de mede-eigenaars een buitengewone algemene vergadering wensen te organiseren zonder het initiatief van de syndicus af te wachten. In dat geval moet een schriftelijk verzoek worden gericht aan de syndicus, met vermelding van de verschillende punten die op de agenda moeten worden geplaatst. Deze zal dan zorg dragen voor de organisatie van de algemene vergadering.

Tip: Aarzel niet om als vrijwillige syndicus uw mede-eigenaars te informeren (per e-mail, brief, mondeling, enz.) dat er binnenkort een algemene vergadering zal worden gehouden. Vraag hen u de punten toe te zenden die zij willen bespreken vóór een bepaalde datum. Zo kan iedereen zich laten horen en zich gehoord voelen.