Hoe een gemeenschappelijke verbruiksfactuur invoeren met doorgangsmeters

Het platform voorziet momenteel nog niet in de berekening van het individuele verbruik (per woonst). Maar nadat u, via meteropname, het aan elke mede-eigenaar verschuldigde bedrag hebt aangerekend, kunt u deze factuur in het platform invoeren.

Ga naar het tabblad Boekhouding, sub-tab Transacties. In de rubriek Leveranciers klikt u rechtsboven in uw scherm op Een uitgave/creditnota toevoegen.

Vul vervolgens in het vak dat nu verschijnt de nodige informatie in:

– Bedrag: Het totale bedrag van de factuur, inclusief BTW.

– Type document: Met het platform kunt u zowel facturen als creditnota’s invoeren. Selecteer Factuur zodat het aangegeven bedrag van het saldo van de lopende rekening wordt afgetrokken zodra de betaling van deze factuur is gevalideerd.

– Datum: Datum van de factuur

– Leverancier: Bedrijf/persoon/entiteit die de factuur uitreikt.

U kunt een bestaande leverancier selecteren of een nieuwe aanmaken. Indien u een nieuwe leverancier invoert, kunt u vervolgens naar het tabblad Mijn mede-eigendom > Leveranciers gaan om informatiefiche van de leverancier in te vullen.

– Kosten subcategorie: De kosten subcategorie stemt overeen met het type dienst/goederen dat wordt verkregen als gevolg van de betaling van de factuur.

Een groot aantal kosten subcategorieën is reeds op voorhand ingevoerd op het platform. U vindt ze door het uitklapmenu te openen.

– BTW: In dit veld het BTW-percentage invoeren laat u toe om, aan het einde van de boekhoudkundige periode, het detail van de prijzen in de afrekeningen van bepaalde mede-eigenaars te verkrijgen (nuttig voor commerciële oppervlakten, kantoren, enz.).

Opmerking: Het bedrag dat moet worden vermeld bij het invoeren van een factuur op het platform is altijd het bedrag inclusief btw.

– Gestructureerde mededeling: Dit veld is facultatief, maar biedt u de mogelijkheid om, indien gewenst, de gestructureerde mededeling van uw factuur over te nemen.

– Label: Het label is de naam die u geeft aan de factuur die u invoert (bijvoorbeeld “Elektriciteitsfactuur 1e kwartaal 2021”).

– Factuur of ontvangstbewijs bijvoegen: Hiermee kunt u het PDF-bestand van de factuur toevoegen. De mede-eigenaars krijgen toegang tot deze bestanden en hebben zo dus ook rechtstreeks toegang tot de details van alle facturen.

– Onderverdeling: Om het verschuldigde bedrag voor elk individueel verbruik toe te wijzen, selecteert u Handmatig verdelen. U kunt dan een bepaald percentage van de factuur of een specifiek bedrag rechtstreeks aan elke mede-eigenaar toewijzen. Als u ervoor kiest een specifiek bedrag op te geven, zorg er dan voor dat de som van deze bedragen gelijk is aan het totale bedrag van de rekening.

Zodra u het vakje hebt ingevuld, klikt u op Factuur opmaken.

Zodra u deze factuur heeft betaald, hoeft u alleen nog maar deze betaling te valideren.