De archieven van de mede-eigendom terugvorderen: een verplichte stap voor de vrijwillige syndicus

Welke mede-eigendomsdocumenten moeten worden teruggevorderd?

Zodra u gekozen bent als vrijwillige syndicus, moet de vorige syndicus van uw mede-eigendom u alle documenten geven die betrekking hebben op het gebouw, of ze nu permanent zijn of niet. Deze archieven kunnen worden onderverdeeld in verschillende categorieën.

• Juridische documenten: onderhouds- en verzekeringscontracten, reglement van mede-eigendom, basisakte, dossiers van lopende procedures, enz.
• Financiële en boekhoudkundige documenten: financiële overzichten, individuele afrekeningen, bankgegevens, enz.
• Technische documenten: bouwplannen, handleidingen technische uitrusting, enz.
• Administratieve documenten: lijst van mede-eigenaren met contactgegevens, onderhoudslogboeken, huishoudelijk reglement, enz.

Deze lijst is niet volledig, maar geeft u een overzicht van de archieven die u in uw bezit moet krijgen.

Goed om weten

Als syndicus moet u de mede-eigenaars toegang geven tot alle niet-particuliere documenten en informatie van de mede-eigendom.

Hoe lang duurt het om de archieven van de mede-eigendom terug te krijgen?

Over het algemeen is de vertrekkende syndicus verplicht om alle archieven van de mede-eigendom binnen 30 dagen na het einde van zijn mandaat te overhandigen. Deze documenten kunnen bestaan uit contracten, technische informatie over het gebouw, enz.

Ze kunnen in elektronisch formaat worden verzonden, wat de overgang naar de nieuwe syndicus vergemakkelijkt.

Hoe moeten de archieven van de mede-eigendom worden georganiseerd en bewaard?

Als syndicus van een mede-eigendom bent u verantwoordelijk voor het organiseren, bewaren en bijwerken van alle archieven van uw mede-eigendom. Dit is een essentieel onderdeel om de goede werking van het gebouw en de continuïteit van het beheer op lange termijn te garanderen.

Zo moet u ervoor zorgen dat u voldoet aan de wettelijke verplichtingen. Dit houdt onder meer in dat u bepaalde documenten minstens 10 jaar moet bewaren en dat u de persoonsgegevens van mede-eigenaars moet beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Om uw missie succesvol uit te voeren, is het aan te raden om goede praktijken in te voeren:

• rigoureus archiveren van documenten,
• beveiligde archivering
• beperkte toegang tot vertrouwelijke informatie,
• dematerialisatie

Dit archiefbeheer kan snel tijdrovend worden, maar het is essentieel. Aarzel niet om hulp te vragen als u die nodig hebt.

Tot slot

Het terugvorderen van archieven is een essentiële stap voor elke nieuwe syndicus van mede-eigendom. Met een beetje organisatie en de juiste hulpmiddelen kun u deze archieven met een gerust hart beheren. Aarzel zeker niet om contact op te nemen met Syndic Yourself om u te helpen met uw taken als vrijwillige syndicus en uw dagelijkse werk te vergemakkelijken. U kunt met name gebruikmaken van de Cloud-optie op ons platform om uw archieven gemakkelijk op te slaan en te raadplegen.