Hoe kunt u vrijwillige syndicus van uw appartementsgebouw worden?

Willen de mede-eigenaars van uw gebouw niet langer dat het beheerd wordt door een professionele syndicus? Willen ze de taken toevertrouwen aan een vrijwillige syndicus? Weet dan dat u, zoals elke mede-eigenaar van het gebouw, de mogelijkheid hebt om u als vrijwillige syndicus van uw gebouw voor te stellen. Om u te helpen vrijwillige syndicus te worden heeft Syndic Yourself de verschillende verplichtingen van de syndicus op een rijtje gezet alsook de stappen die u moet volgen om u kandidaat te stellen.

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Les différentes obligations du syndic bénévole

Bien que vous soyez bénévole dans votre rôle, sachez que vous devez respecter différentes obligations. Tout comme le syndic professionnel, vous devez alors convoquer une Assemblée Générale chaque année à travers l’émission d’une convocation et tenir la comptabilité de la copropriété. Outre cela, vous êtes également tenu de souscrire une assurance responsabilité civile. En ce qui concerne la gestion de l’immeuble à proprement parler, le syndic bénévole est chargé de garantir la garde, la conservation et l’entretien de la copropriété.

Les principales étapes pour devenir syndic bénévole de votre immeuble

Etape 1: Mise à l'ordre du jour

Si vous voulez devenir syndic bénévole de votre immeuble, vous devez déposer votre candidature à la fonction lors de la prochaine assemblée générale. Pour que cette demande de mise à l’ordre du jour soit prise en compte, assurez-vous d’envoyer une lettre recommandée au syndic actuel, avec accusé de réception. Nous vous conseillons aussi d’expédier votre lettre au minimum deux mois avant l’AG.

Outre cela, vous devez également envoyer une convocation d’assemblée générale au moins 21 jours avant la date prévue pour la réunion. À noter que cette convocation devra cette fois-ci être adressée à tous les copropriétaires.
Etape 2: Vote en Assemblée Générale

Durant l’assemblée générale, les copropriétaires voteront à la majorité absolue le nouveau syndic. À noter que cette règle de majorité tient compte des votes des copropriétaires représentés, présents et absents.

Lors de cette séance, c’est le syndic de copropriété qui joue le rôle de secrétaire de séance. Si vous êtes nommé en tant que nouveau syndic bénévole durant l’AG, vous remplacerez alors de suite l’ancien syndic et serez à votre tour secrétaire de séance. Vos missions consisteront à continuer la lecture des résolutions à l’ordre du jour, à signer le PV, et à l’envoyer aux copropriétaires sans excéder le délai d’un mois après la tenue de l’AG.
Etape 3: Récupération des archives auprès de l'ancien syndic
Selon les dispositions de la loi, l’ancien syndic doit remettre les archives de la copropriété au nouveau syndic, en l’occurrence vous. Les différents délais à respecter pour transmettre ces documents sont généralement de :
- 15 jours pour la situation de la trésorerie de la copropriété ainsi que les références du compte bancaire actuel de la copropriété ;
- 3 mois pour l’état des comptes du syndicat des copropriétaires, dans le cas d’une clôture des comptes
- 30 jours pour les documents du syndicat des copropriétaires, les documents techniques de l’immeuble, ainsi que les documents relatifs à la gestion de l’immeuble.
Une fois que les documents sont récupérés, le syndic bénévole entrant procède alors à la reprise comptable.

Bon à savoir

Il n’est pas possible d’exercer la fonction de syndic et simultanément de membre du conseil de copropriété (organe de contre-pouvoir du syndic). Le facteur du nombre de lot rend ce conseil facultatif ou obligatoire.

Si votre immeuble est composé de plus de 20 lots: le conseil de copropriété est obligatoire
Si votre immeuble est composé de moins de 20 lots: le conseil de copropriété est facultatif