De verschillende verplichtingen van de vrijwillige syndicus

Hoewel u als vrijwillige deze funtie uitoefent moet u weten dat u toch verschillende verplichtingen moet nakomen. Net als de professionele syndicus moet u elk jaar een Algemene Vergadering bijeenroepen en de boekhouding van de mede-eigendom bijhouden. Bovendien bent u verplicht een verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid af te sluiten. Wat het beheer van het gebouw zelf betreft moet de vrijwillige syndicus over de mede-eigendom waken en instaan voor het behoud en het onderhoud ervan.

De belangrijkste stappen om vrijwillige syndicus van uw gebouw te worden

Nu u meer weet over de verplichtingen van de vrijwillige syndicus, vraagt u zich af welke stappen u moet ondernemen om syndicus van uw gebouw te worden? Syndic Yourself zet ze even op een rij voor u!

Stap 1: de dagorde vastleggen

Als u vrijwillige syndicus van uw gebouw wilt worden, moet u zich tijdens de eerstvolgende Algemene Vergadering kandidaat stellen voor de functie. Om ervoor te zorgen dat dit verzoek op de agenda wordt geplaatst en in aanmerking wordt genomen, moet u een aangetekende brief met ontvangstbevestiging sturen naar de huidige syndicus. Wij raden u ook aan uw brief ten minste twee maanden vóór de AV te verzenden.

Bovendien moet u de bijeenroeping van de Algemene Vergadering ten minste 21 dagen vóór de datum verzenden waarop de vergadering gepland is. Merk op dat deze oproeping aan alle mede-eigenaars moet worden toegezonden.

Stap 2: Stemming op de Algemene Vergadering

Tijdens de Algemene Vergadering zullen de mede-eigenaars met absolute meerderheid voor de nieuwe syndicus stemmen. Merk op dat deze meerderheidsregel rekening houdt met de stemmen van de vertegenwoordigde mede-eigenaars, aanwezig en afwezig.

Op deze vergadering treedt de syndicus van de mede-eigendom op als secretaris van de vergadering. Indien u tijdens de AV tot nieuwe vrijwillige syndicus wordt benoemd, vervangt u de voormalige syndicus en bent u op uw beurt de secretaris van de vergadering. U zal als taken de resoluties op de dagorde verder doornemen, de notulen ondertekenen en deze binnen een maand na de AV naar de mede-eigenaars te sturen.

Stap 3: De archieven van de voormalige syndicus terugvorderen

Volgens de bepalingen van de wet moet de voormalige syndicus de archieven van de mede-eigendom overdragen aan de nieuwe syndicus, in dit geval uzelf. De verschillende termijnen die in acht moeten worden genomen om deze documenten over te dragen zijn over het algemeen :

  • 15 dagen voor de cashflowsituatie van de mede-eigendom en de referenties van de lopende bankrekening van de mede-eigendom;
  • 3 maanden voor de stand van rekeningen van de syndicus van mede-eigenaars, in geval de rekeningen worden afgesloten;
  • 30 dagen voor de documenten van de syndicus van mede-eigenaars, de technische documenten van het gebouw, alsook de documenten met betrekking tot het beheer van het gebouw.

Zodra deze documenten opgehaald zijn, neemt de intredende vrijwillige syndicus de boekhouding over.

Kortom, om vrijwillige syndicus van een gebouw te worden, moet men aan bepaalde verplichtingen voldoen, net zoals een beroepssyndicus. Om u kandidaat te stellen en door de mede-eigenaars te worden verkozen, moet u een aantal stappen volgen, te beginnen met uw kandidatuur op de dagorde te laten opnemen. Bij Syndic Yourself zal ons team van deskundigen u ondersteunen bij het beheer van uw mede-eigendom zowel wat betreft de technische kwesties als de juridische en boekhoudkundige of de werkzaamheden. Aarzel niet om contact met ons op te nemen zodra u in functie treedt.

Goed om weten:

Het is niet mogelijk tegelijkertijd syndicus en lid van de Raad van Mede-Eigendom (een orgaan met tegenmacht ten opzichte van de syndicus) te zijn. Het aantal kavels maakt deze raad facultatief of verplicht.

– Als uw gebouw uit meer dan 20 kavels bestaat is de Raad van Mede-Eigendom verplicht.

– Telt uw gebouw minder dan 20 kavels dan is de Raad van Mede-Eigendom facultatief.