Wat zijn de administratieve taken van een vrijwillige syndicus?

Onderhoud van het gebouw

De vrijwillige syndicus is verantwoordelijk voor het dagelijks onderhoud van het appartementsgebouw. In feite is hij/zij verantwoordelijk om herstellingen of renovaties uit te voeren die nodig zijn om het gebouw en de gemeenschappelijke ruimten in goede staat te houden. Daartoe zorgt de syndicus onder andere voor :

• het schoonmaken van de gemeenschappelijke ruimten;
• het onderhoud van de gemeenschappelijke uitrusting (collectieve verwarming, lift, deuren en poorten, enz.)
• de verwijdering van afval;
• enz.

In geval van nood moet de syndicus ook ingrijpen en de nodige werken aanvoeren.

Te noteren

Naast het dagelijks onderhoud van de mede-eigendom vallen ook grotere werken onder de verantwoordelijkheid van de vrijwillige syndicus: gevelrestauratie, dakreparaties, enz.

Toezicht op de naleving van het reglement van mede-eigendom

De syndicus moet toezien op de naleving van het huishoudelijk reglement van de mede-eigendom. Hij moet dus toezien op de correcte toepassing van het reglement door elk van de mede-eigenaars van het gebouw. Zo moet hij in geval van overtreding onder meer de betrokken mede-eigenaar in gebreke stellen.

Of het nu gaat om onbetaalde lasten of om schade aan het gebouw, de vrijwillige syndicus kan optreden als bemiddelaar. Hij kan ook sancties opleggen, overeenkomstig de bepalingen van het algemeen reglement van mede-eigendom.

Organisatie van de algemene vergaderingen

De syndicus organiseert de algemene vergaderingen van de mede-eigenaars, volgens de termijnen bepaald in het reglement van mede-eigendom. Hij ziet erop toe dat deze algemene vergaderingen correct verlopen. Daartoe moet hij:

• de agenda opstellen: naast de verzoeken van de mede-eigenaars moet de agenda verschillende door de WET opgelegde punten bevatten: het evaluatieverslag van de regelmatige leveringscontracten en de punten betreffende de goedkeuring van de voorlopige begroting…..
• tijdig een oproep aan elke mede-eigenaar versturen: deze oproep vermeldt de agenda, de datum en het uur van de vergadering, alsook het adres waar de AV zal worden gehouden.
• De notulen opstellen en versturen: na afloop van de AV moet de syndicus alle genomen beslissingen samenvatten in proces-verbaal. Hij moet deze vervolgens binnen de wettelijke termijn naar de mede-eigenaars sturen.

Goed om te weten

De syndicus moet er ook op toezien dat de beslissingen van de AV uitgevoerd worden.

Beheer van de archieven

De syndicus moet de archieven van de mede-eigendom beheren. Hij moet zorgen voor de bewaring, de beveiliging en de toegankelijkheid ervan voor de mede-eigenaars. Het betreft met name:

• notariële akten;
• wijzigingen van de basisakte
• energierekeningen;
• documenten met betrekking tot de renovatie van het gebouw;
• enz.

Goed om te weten

Voor elk document van mede-eigendom geldt een wettelijke bewaartermijn. Vergaderverslagen moeten bijvoorbeeld 10 jaar worden bewaard.

Conformering

Als wettelijke vertegenwoordiger van de mede-eigendom moet de vrijwillige syndicus erop toezien dat de mede-eigendom conform is aan de wettelijke en reglementaire bepalingen. In dit verband is hij/zij verantwoordelijk voor de registratie van de mede-eigendom bij de KruispuntBank voor Ondernemingen (KBO) en het verzamelen van de administratieve documenten hiervoor.

Bovendien is hij belast met de eventuele ondertekening van een globale verzekeringspolis.

Tot slot

Net als de professionele syndicus heeft de vrijwillige syndicus heel wat verantwoordelijkheden. Hebt u hulp nodig bij de uitvoering van uw taken? Syndic Yourself is uw partner bij uitstek!