De algemene verantwoordelijkheden van de vrijwillige syndicus

Zoals vermeld hebben de vrijwillige syndicus en de professionele syndicus dezelfde opdrachten en verantwoordelijkheden. In het geval van de vrijwillige syndicus moet u weten dat hij de Vereniging van Mede-Eigenaars (VME) vertegenwoordigt. Als voornaamste verplichtingen is hij verantwoordelijk voor het beheer van de administratieve, technische en financiële aspecten van de mede-eigendom en waakt hij/zij over de algemene stand, het onderhoud en de mede-eigendom zelf voor de duurtijd van de functie.

Weet ook dat de vrijwillige syndicus daarnaast elk jaar een algemene vergadering moet organiseren. Daartoe moet hij uiterlijk 15 dagen vóór de datum van de Algemene Vergadering alle mede-eigenaars van het gebouw bijeenroepen. Voor deze vergadering moet hij de dagorde alsook de notulen van de vergadering opstellen. Daarenboven moet de vrijwillige syndicus erop toezien dat de beslissingen die in de AV werden genomen ook worden uitgevoerd, dit overeenkomstig het artikel 577-8, 3°.

Administratieve verantwoordelijkheden van een vrijwillige syndicus

In het kader van zijn functie zal de vrijwillige syndicus verschillende administratieve taken uitvoeren. In het algemeen zijn de belangrijkste administratieve verplichtingen:

  • De voorbereiding van de Algemene Vergadering (gewoon of buitengewoon, overeenkomstig artikel 577-6, § 2, al. 1 en 2): de vrijwillige syndicus moet ten minste eenmaal per jaar een AV organiseren. De dagorde opstellen behoort hierbij tot de taken.
  • De Algemene Vergardering voorzitten: de vrijwillige syndicus neemt de rol van secretaris van de vergadering op zich tijdens de Algemene Vergadering. Zoals hierboven vermeld stelt hij/zij vervolgens de notulen op en stuurt ze naar de mede-eigenaars.
  • De verzekering burgerlijke aansprakelijkheid onderschrijven: volgens de wet van 2 juni 2010 betreffende de mede-eigendom is de vrijwillige syndicus verplicht een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten die de verschillende risico’s zal dekken gedurende  het beheer van het gebouw.
  • De contracten van de mede-eigendom beheren: hij is belast met het beheer van de verschillende contracten van het gebouw, onder andere van de onderhouds- en herstellingscontracten.
  • Het personeelsbeheer: hij zal ook verantwoordelijk zijn voor het goede beheer van de werknemers van het gebouw, zoals de persoon die verantwoordelijk is voor de schoonmaak en de conciërge.

Maar dat is nog niet alles! De vrijwillige syndicus is immers ook verplicht om :

  • het onderhoudsboek van de mede-eigendom alsook de verschillende archieven update te houden.
  • De lijst van bewoners van het gebouw bij te houden
  • De mutaties (vertrek en aankomst) van mede-eigenaars te beheren.
  • Een eventuele procedure in te leiden namens de mede-eigendom.
  • In te staan voor de inning van de lasten.

De financiële en boekhoudkundige verantwoordelijkheden van een vrijwillige syndicus

Naast de administratieve en algemene verantwoordelijkheden van de vrijwillige syndicus heeft de vrijwillige syndicus ook financiële en boekhoudkundige verantwoordelijkheden. In grote lijnen bevatten deze:

  • De opening van een afzonderlijke bankrekening die specifiek bestemd is voor de mede-eigendom. Deze rekening moet op naam van de Vereniging van Mede-Eigenaars worden geopend.
  • Het opstellen van de voorlopige begroting van de mede-eigendom, die hij vervolgens moet verdelen in voorzieningen, overeenkomstig artikel 577-8, 18°. Deze taak bevat de raming van het jaarlijkse bedrag van de uitgave per post.
  • De boekhouding van de mede-eigendom bijhouden: de syndicus is verantwoordelijk voor het bijhouden van het grootboek, het dagboek en de balans van de rekeningen van het gebouw.
  • Het afroepen van fondsen bij de mede-eigenaars: deze bijdragen zijn nodig voor het goede financiële beheer van het gebouw. In dit geval moet de vrijwillige syndicus vermelden welk percentage van het ontvangen bedrag bestemd is voor het reservefonds van de mede-eigendom.

De technische verantwoordelijkheden van een vrijwillige syndicus

Wat de technische verantwoordelijkheden van de vrijwillige syndicus betreft moet u weten dat deze voornamelijk betrekking hebben op de onderhoudsverplichtingen van het gebouw. Over het algemeen bevat deze opdracht het uitvoeren van werkzaamheden in het gebouw en het toezicht op de voortgang van de werken. Bovendien zal de vrijwillige syndicus verantwoordelijk zijn voor het beheer van de schadegevallen.

U hebt het begrepen! De verantwoordelijkheden van de vrijwillige syndicus zijn in vier hoofdcategorieën op te splitsen, waaronder het algemene, het administratieve, het boekhoudkundige en het technische gedeelte. De meeste van deze taken kunnen nu ondersteund en geautomatiseerd worden door een management tool zoals Syndic4you. Om u de last van het beheer van bepaalde taken van de schouders te nemen kiest u dus zonder aarzelen voor ons ‘op maat’ bijstandsformule.