Obligations du syndic bénévole

Obligations générales

Avant toute chose, il est nécessaire de rappeler que le syndic bénévole est le représentant de l’association des copropriétaires, connue sous l’acronyme ACP. Ses principales obligations concernent surtout les parties liées à l’administration de l’immeuble, la finance et l’entretien. Dans ce contexte, le syndic bénévole est alors chargé de bien gérer, de conserver et d’entretenir la copropriété au cours de son mandat.

Par ailleurs, il faut savoir que le syndic bénévole sera également tenu d’organiser une AG chaque année en s’assurant de convoquer chaque copropriétaire de l’immeuble. Pour cela, il devra les prévenir au moins 15 jours avant la date prévue. Au cours de cette assemblée générale, le syndic bénévole rédigera l’ordre du jour ainsi que le procès-verbal de la séance. Toutes les décisions votées au cours de l’AG devront y figurer. Dans son rôle, le syndic bénévole devra assurer leur mise en application, selon l’article 577-8, 3°.

Obligations administratives

Durant son mandat, les principales obligations administratives du syndic bénévole consistent surtout à :

• Préparer l’AG : selon l’article 577-6, § 2, al. 1 et 2, le syndic bénévole a pour obligation d’organiser une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire, au moins une fois par an. Il veillera également à la rédaction de l’ordre du jour.
• Tenir l’assemblée générale en sa qualité de secrétaire de séance. Pour cela, il procèdera à la rédaction et à l’envoi du procès-verbal.
• Gérer les contrats avec les prestataires, notamment les contrats de la copropriété liés à l’entretien et à la maintenance.
• Souscrire une assurance responsabilité civile pour couvrir les différents risques durant la gestion de la copropriété. Selon la loi du 2 juin 2010, cette souscription est obligatoire.
• Gérer le personnel, dont les salariés de l’immeuble comme le gardien et la personne chargée du ménage.
• Mettre à jour la liste des copropriétaires de l’immeuble tout en gérant les mutations (départs et arrivées des occupants).
• Et tenir à jour les différentes archives de la copropriété ainsi que le carnet d’entretien de l’immeuble.

Obligations comptables et financières

En plus des obligations administratives du syndic bénévole, notez que celui-ci a également des obligations comptables et financières, dont :

• L’ouverture d’un compte bancaire séparé au nom de la copropriété.
• L’établissement du budget prévisionnel qui devra par la suite être réparti en provisions.
• La tenue de comptabilité qui consiste à tenir à jour le grand livre de la copropriété, le livre journal ainsi que la balance des comptes de la copropriété.
• L’immatriculation au sein du Registre National des Copropriétés qui permet d’établir la fiche de la copropriété. Dans le cadre d’une session, le syndic bénévole procèdera à une mise à jour auprès du RNC.
• Et l’édition des appels de fonds auprès des occupants de l’immeuble.

Obligations d’entretiens

En ce qui concerne les responsabilités techniques du syndic bénévole, sachez que celles-ci concernent surtout les obligations d’entretien de l’immeuble. D’une manière générale, ces missions consistent à réaliser des travaux dans l’immeuble et à suivre leur avancée. De plus, le syndic bénévole sera chargé de la gestion des sinistres. Ainsi, les obligations d’entretiens concernent :

• Le maintien des parties communes, comme la remise en état et le nettoyage des lieux.
• L’organisation des travaux nécessaires pour la réparation et la rénovation de l’immeuble.
• La gestion des sinistres.
• Et la mise en relation avec les prestataires chargés des différents travaux.

En somme, les obligations du syndic bénévole s’étendent de la partie générale de l’immeuble jusqu’aux petits détails liés à l’administration, la finance et l’entretien de l’immeuble. Il faut savoir que la majorité de ces obligations et missions peuvent actuellement prises en charge par des outils de gestion automatisés comme Syndic Yourself. Notre formule d’accompagnement sur mesure vous allègera sans aucun doute de quelques responsabilités.