Les missions comptables du syndic bénévole

Tenue de la comptabilité par le syndic bénévole : que faut-il savoir ?

En Belgique, la tenue de la comptabilité est régie par des règles strictes, que le syndic bénévole est tenu de respecter. Par exemple, la nature de la comptabilité doit dépendre de la taille de l’ACP. Plus concrètement :

• En ce qui concerne les copropriétés de 20 lots ou plus, le syndic doit tenir une comptabilité faisant usage d’un plan comptable minimum normalisé, qui figure à l’annexe de l’arrêté royal du 12 juillet 2012.
• Pour ce qui est des copropriétés de moins de 20 lots, le syndic est autorisé à tenir une comptabilité simplifiée, et qui reflète notamment l’état des recettes, des dépenses, de la situation de la trésorerie, les créances et les dettes des copropriétaires, etc.

Bon à savoir

Les caves, les garages et les parkings ne sont pas pris en compte dans le calcul du nombre de lots.

Quelles sont les missions comptables du syndic bénévole ?

Dans le cadre de ses missions comptables, le syndic bénévole est chargé de plusieurs tâches.

1. Élaboration du budget : il s’agit principalement d’élaborer un budget prévisionnel annuel qui sera soumis à l’assemblée générale des copropriétaires. Celui-ci doit inclure les charges et recettes prévisibles de l’immeuble.
2. Suivi des paiements des propriétaires et des fournisseurs : le syndic bénévole s’assure également de façon régulière que les propriétaires paient leurs charges à temps et que les fournisseurs et salariés de la copropriété sont réglés dans les délais.
3. Traitement des factures : le syndic bénévole vérifie la véracité des factures et procède au paiement des fournisseurs et salariés.
4. Contrôle des dépenses et recettes : il doit s’assurer au mieux que les dépenses et les recettes au cours de l’année soient conformes au budget prévisionnel.
5. Tenue de la comptabilité : établissement des comptes annuels, tenue et mise à jour des comptes, enregistrement des opérations courantes, préparation du bilan, gestion des comptes bancaires… le syndic bénévole est chargé de toute la partie comptable de la copropriété.

Cette liste est non exhaustive et peut être complétée par d’autres tâches spécifiques selon les besoins de la copropriété.

À noter

L’association des copropriétaires doit nommer un commissaire aux comptes qui sera chargé d’effectuer une vérification régulière des comptes du syndic bénévole (ou professionnel). En général, il s’agit d’un autre propriétaire mais cela peut être une personne externe ou à défaut, un bureau comptable.

Quels documents comptables sont gérés par le syndic bénévole ?

Outre la gestion de la comptabilité générale, le syndic bénévole est responsable de la préparation et de l’archivage des documents comptables de la copropriété. Il s’agit notamment, pour les immeubles de plus de 20 lots :

• de la liste des dépenses, ;
• du décompte individuel des charges ou tableaux de répartition ;
• du compte de résultat ;
• de l’inventaire ;
• du bilan ;
• des mouvements de fonds de réserve.

Le saviez-vous ?

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