Les obligations administratives du syndic bénévole

Les obligations du syndic dans le cadre de ses missions administratives

En tant que gestionnaire de la copropriété, le syndic bénévole est tenu d’effectuer toutes les tâches administratives inhérentes à celle-ci. Ces missions obligatoires sont notamment explicitées dans le code civil.

Organisation des assemblées générales

Dans le cadre de ses fonctions administratives, le syndic bénévole est tenu de gérer les AG. En ce sens, il a l’obligation de :

• préparer et tenir l’assemblée générale annuelle des copropriétaires, en fonction de la période fixée par le règlement de copropriété ou chaque fois qu’une décision doit être prise dans l’urgence, dans l’intérêt de la copropriété ou sur la demande d’un ou de plusieurs copropriétaires ;
• rédiger le procès-verbal de l’assemblée générale et le transmettre aux copropriétaires, dans un délai de trois mois après la date de l’assemblée ;
• consigner les décisions de l’AG dans le registre de copropriété dans les 30 jours suivant l’assemblée et les transmettre aux copropriétaires et aux autres syndics.

Exécution des décisions et du règlement de copropriété

Le syndic bénévole doit également veiller à l’exécution des décisions prises par les copropriétaires lors des assemblées générales, qu’elles soient relatives :

• à la réalisation de travaux,
• à la gestion des espaces communs,

Également garant du respect du règlement d’ordre intérieur, il doit prendre les mesures nécessaires pour assurer le maintien de l’ordre et de la sécurité dans la copropriété.

Gestion des archives et des documents de la copropriété

Le syndic bénévole doit assurer la conservation des documents et des pièces justificatives liés à la copropriété :

• factures,
• procès-verbaux,
• états financiers,
• comptes annuels,

Notez qu’il existe une obligation d’information vis-à-vis de ces documents. En tant que syndic, vous êtes tenu de fournir aux copropriétaires tous ces documents et informations, tant qu’ils sont à caractère non privé.

Le saviez-vous ?

Une fois votre mandat achevé, vous serez tenu de transmettre ces dossiers à son successeur dans un délai de 30 jours.

Les obligations d’enregistrement et d’assurance du syndic bénévole

Outre ses responsables professionnelles, le syndic bénévole est également tenu de certaines obligations légales. Ainsi, il doit :

• s’enregistrer auprès de la banque carrefour des entreprises ;
• et souscrire une assurance de responsabilité civile pour couvrir les conséquences financières d’une éventuelle faute ou d’un manquement à ses obligations.

Mais notez que contrairement au syndic pro, le syndic bénévole n’est pas soumis aux codes de l’IPI (Institut Professionnels des Agents Immobiliers).

En conclusion

Votre rôle de syndic bénévole est essentiel pour assurer le bon fonctionnement de la copropriété. Pour cela, vous devez remplir un certain nombre d’obligations. Chez Syndic Yourself, nous pouvons vous accompagner dans tous les aspects de votre mission. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations !