De administratieve verplichtingen van de vrijwillige syndicus

De verplichtingen van de syndicus als onderdeel van zijn administratieve taken

Als beheerder van de mede-eigendom moet de vrijwillige syndicus alle administratieve taken uitvoeren die inherent zijn aan de mede-eigendom. Deze verplichte taken staan ook beschreven in het Burgerlijk Wetboek.

Organiseren van algemene vergaderingen

In het kader van zijn administratieve taken moet de vrijwillige syndicus de algemene vergaderingen leiden. Daartoe moet hij:

● de jaarlijkse algemene vergadering van de mede-eigenaars voorbereiden en houden, volgens de termijn bepaald door het reglement van mede-eigendom of telkens wanneer er dringend een beslissing moet worden genomen, zij het in het belang van de mede-eigendom of op verzoek van een of meer mede-eigenaars ;
● de notulen van de algemene vergadering opstellen en ze binnen de drie maanden na de datum van de vergadering aan de mede-eigenaars bezorgen;
● de besluiten van de algemene vergadering binnen 30 dagen na de vergadering in het register van de mede-eigendom opnemen en ze aan de mede-eigenaars en andere syndici bezorgen.

Uitvoeren van beslissingen en het reglement van mede-eigendom handhaven

De vrijwillige syndicus moet er ook op toezien dat de beslissingen van de mede-eigenaars op de algemene vergaderingen worden uitgevoerd, of het nu gaat om:

● de realisatie van werkzaamheden
● het beheer van de gemeenschappelijke ruimten
● enz.

Hij moet ook toezien op de naleving van het reglement van interne orde en de nodige maatregelen nemen om de orde en de veiligheid binnen de mede-eigendom te handhaven.

Beheer van de archieven en documenten van de mede-eigendom

De vrijwillige syndicus moet erop toezien dat de documenten en bewijsstukken met betrekking tot de mede-eigendom worden bewaard:

● facturen
● notulen
● financiële staten
● jaarrekeningen,
● enz.

Merk op dat er een informatieplicht bestaat met betrekking tot deze documenten. Als syndicus bent u verplicht om al deze documenten en informatie aan mede-eigenaars te verstrekken, zolang het niet om privégegevens gaat.

Wist u dit?

Na afloop van uw mandaat bent u verplicht om deze dossiers binnen 30 dagen door te geven aan uw opvolger.

Registratie- en verzekeringsplicht van de vrijwillige syndicus

Naast hun professionele verantwoordelijkheden is de vrijwillige syndicus ook gebonden aan bepaalde wettelijke verplichtingen.
Zo moet hij:

● zich inschrijven bij de KruispuntBank van Ondernemingen;
● een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten om de financiële gevolgen van wangedrag
of het niet nakomen van zijn verplichtingen te dekken.

Merk echter op dat, in tegenstelling tot de professionele syndicus, de vrijwillige syndicus niet onderworpen is aan de codes van het BIVI (BeroepsInstituut voor Vastgoedmakeleaars).

Tot besluit

Uw rol als vrijwillige syndicus is essentieel om de goede functionering van uw mede-eigendom te verzekeren. Hiervoor moet u aan een aantal verplichtingen voldoen. Bij Syndic Yourself kunnen we u helpen bij elk aspect van uw opdracht. Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor meer informatie!