Quelles sont les responsabilités d’un syndic bénévole ?

Les responsabilités générales d'un syndic bénévole

Comme nous l’avons mentionné plus haut, le syndic bénévole et le syndic professionnel ont les mêmes missions et responsabilités. Dans le cadre du syndic bénévole, il faut savoir que celui-ci représente l’association des copropriétaires ou l’ACP. En ce qui concerne ses principales obligations, il est chargé de bien gérer la partie administrative, technique et financière de la copropriété, en s’assurant de sa conservation, de son entretien et de sa garde au cours de son exercice.

Outre cela, sachez aussi que le syndic bénévole doit organiser une assemblée générale chaque année. Pour mener à bien cette mission, il doit convoquer tous les copropriétaires de l’immeuble 15 jours avant la date de l’AG au plus tard. Par ailleurs, au cours de celle-ci, il doit rédiger l’ordre du jour et le procès-verbal de la séance. À noter que c’est également le syndic bénévole qui doit veiller à ce que les décisions prises lors de l’AG soient exécutées selon l’article 577-8, 3°.

Les responsabilités administratives d'un syndic bénévole

Dans le cadre de son exercice, le syndic bénévole aura différentes responsabilités de nature administrative. D’une manière générale, ses principales obligations administratives sont :

• La préparation de l’assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire, selon l’article 577-6, § 2, al. 1 et 2) : le syndic bénévole doit organiser au moins une fois par an une AG. Il sera alors en charge de la rédaction de l’ordre du jour ;
• La tenue de l’AG : le syndic bénévole assure le rôle de secrétaire de séance durant l’assemblée générale. Comme cité plus haut, il procède alors à la rédaction du procès-verbal et à son envoi ;
• La souscription à l’assurance responsabilité civile : selon la loi du 2 juin 2010 sur la copropriété, le syndic bénévole est tenu de souscrire à l’assurance RC qui couvrira les différents risques durant la gestion de l’immeuble.
• La gestion des contrats de la copropriété : il sera en charge de gérer les différents contrats de l’immeuble, dont notamment les contrats de maintenance et d’entretien
• La gestion du personnel : c’est également lui qui sera chargé de la bonne gestion des salariés de l’immeuble, comme la personne en charge du ménage et le gardien

Mais, ce n’est pas tout ! En effet, le syndic bénévole est aussi tenu de :

• Tenir à jour le carnet d’entretien de la copropriété et les différentes archives.
• Mettre à jour la liste des occupants de l’immeuble.
• Gérer les mutations (départs et arrivées) des copropriétaires.
• Engager des procédures pour le compte de la copropriété.
• Assurer le recouvrement des charges.

Les responsabilités financières et comptables d'un syndic bénévole

Outre les responsabilités administratives et générales du syndic bénévole, il faut savoir que celui-ci a aussi des responsabilités de nature financière et comptable. D’une manière générale, cela consiste à :

• Ouvrir un compte bancaire séparé pour le compte de la copropriété  ;
• Établir le budget prévisionnel de la copropriété, qu’il devra ensuite répartir en provisions, selon l’articles 577-8, 18°. Cette tâche consiste à estimer le montant annuel d’une dépense par poste ;
• Tenir la comptabilité de la copropriété: il sera chargé de tenir à jour le grand livre, le livre journal et la balance des comptes de l’immeuble.;
• Éditer des appels de fonds auprès des copropriétaires : il s’agit ici de contributions nécessaires pour la bonne gestion financière de l’immeuble. Ici, le syndic bénévole doit mentionner le pourcentage de la somme reçue qui sera allouée au fonds de réserve de la copropriété