De boekhoudkundige taken van de vrijwillige syndicus

Boekhouding door de vrijwillige syndicus: wat moet u weten?

In België is de boekhouding onderworpen aan strikte regels die de vrijwillige syndicus moet naleven. De aard van de boekhouding moet bijvoorbeeld afhangen van de grootte van de Vereniging van Mede-Eigenaars. Meer specifiek:

• Voor mede-eigendommen van 20 kavels of meer moet de syndicus een boekhouding voeren die gebruik maakt van een genormaliseerd minimum rekeningstelsel, opgenomen in de bijlage van het koninklijk besluit van 12 juli 2012.
• Voor mede-eigendommen met minder dan 20 kavels is de syndicus gemachtigd om een vereenvoudigde boekhouding te voeren, die in het bijzonder de staat van inkomsten, uitgaven, kasmiddelen, vorderingen en schulden van mede-eigenaars, enz. weergeeft.

Goed om weten

Kelders, garages en parkings worden niet meegeteld bij de berekening van het aantal kavels.

Wat zijn de boekhoudkundige taken van de vrijwillige syndicus?

De vrijwillige syndicus is verantwoordelijk voor meerdere boekhoudkundige taken.

1. Opstellen van de begroting: dit houdt voornamelijk in dat er jaarlijks een voorlopige begroting wordt opgesteld die wordt voorgelegd aan de algemene vergadering van mede-eigenaars. Hierin moeten de te verwachten uitgaven en inkomsten van het gebouw worden opgenomen.

2. Opvolging van de betaling van de eigenaars en leveranciers: de vrijwillige syndicus ziet er ook regelmatig op toe dat de eigenaars hun lasten tijdig betalen en dat de leveranciers en werknemers van de mede-eigendom tijdig betaald worden.

3. Facturen verwerken: de vrijwillige syndicus controleert de juistheid van de facturen en betaalt de leveranciers en werknemers.

4. Toezicht op de Inkomsten en uitgaven: hij moet alles in het werk stellen om ervoor te zorgen dat de inkomsten en uitgaven in de loop van het jaar overeenstemmen met de voorlopige begroting.

5. Boekhouding: de jaarrekeningen opstellen, de boekhouding bijhouden en bijwerken, de dagelijkse transacties registreren, de balans opstellen, de bankrekeningen beheren, enz. De vrijwillige syndicus is verantwoordelijk voor alle boekhoudkundige aspecten van de mede-eigendom.

Deze lijst is niet volledig en kan worden aangevuld met andere specifieke taken, afhankelijk van de behoeften van de mede-eigendom.

Te noteren

De vereniging van mede-eigenaars moet een rekencommissaris aanstellen die verantwoordelijk is voor de regelmatige controle van de rekeningen van de vrijwillige (of professionele) syndicus. Dit is meestal een andere eigenaar, maar het kan ook een externe persoon zijn of, bij gebrek daaraan, een boekhoudkantoor.

Welke boekhoudkundige documenten worden beheerd door de vrijwillige syndicus?

Naast het beheer van de algemene boekhouding is de vrijwillige syndicus verantwoordelijk voor het opstellen en archiveren van de boekhoudkundige documenten van de mede-eigendom. Voor gebouwen met meer dan 20 kavels gaat het met name om:

• de lijst met uitgaven, ;
• de individuele staat van lasten of verdeeltabellen;
• de resultatenrekening
• de inventaris
• de balans
• bewegingen in reservefondsen.

Wist je dit?

Syndic Yourself ondersteunt u van A tot Z in uw rol als vrijwillige syndicus: administratief beheer, boekhouding, juridische bijstand, enz. Aarzel dus niet om contact met ons op te nemen om van onze diensten gebruik te maken.