Wat heeft de vrijwillige syndicus als verplichtingen?

De administratieve verplichtingen van de vrijwillige syndicus

De vrijwillige syndicus is wettelijk verantwoordelijk voor het administratieve beheer van het gebouw. Als dusdanig is hij verantwoordelijk voor een aantal taken.

1. Het organiseren van de algemene vergaderingen: dit omvat het opstellen van de agenda, het versturen van de uitnodigingen en het opstellen van de notulen. De AV moet ten minste één keer per jaar worden gehouden, tijdens de periode die werd vastgelegd in het reglement van mede-eigendom. Een AV kan ook worden bijeengeroepen op verzoek van een of meer mede-eigenaars.

2. Uitvoering van de beslissingen van de algemene vergadering: binnen 30 dagen na de vergadering moet de syndicus de genomen beslissingen inschrijven in het register van de mede-eigendom en ze overmaken aan de mede-eigenaars. Hij moet er ook voor zorgen dat deze beslissingen worden uitgevoerd (met inbegrip van de beslissingen met betrekking tot het reglement van mede-eigendom).

3. Archiveren van documenten: de syndicus moet alle documenten met betrekking tot het appartementsgebouw bewaren. Hij moet er ook voor zorgen dat alle mede-eigenaars toegang hebben tot alle niet-privatieve documenten en informatie van de mede-eigendom.

Goed om weten

Naast de verplichtingen met betrekking tot de administratieve taken van de syndicus, is deze tevens wettelijk verplicht om een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten en zich in te schrijven bij de KruispuntBank van Ondernemingen (KBO).

Boekhoudkundige en financiële verplichtingen van de vrijwillige syndicus

De vrijwillige syndicus is verantwoordelijk voor het beheer van de boekhouding en het budget van het gebouw. Dit houdt in het bijzonder in:

• het beheren van de rekeningen
• het opstellen van de voorlopige begroting,
• de betaling van leveranciers.

Meer bepaald moet de syndicus de bank- en boekhoudkundige rekeningen van de mede-eigendom bijhouden. Hij is verantwoordelijk voor het beheer van het reservefonds en het bedrijfskapitaal en moet ervoor zorgen dat facturen tijdig betaald worden.

Hij moet ook een jaarlijkse begroting opstellen die rekening houdt met de belangrijkste uitgaven- en inkomstenposten en die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering van mede-eigenaars.

Te noteren

De taken van de syndicus moeten duidelijk worden gespecificeerd in zijn mandaat.

Onderhoudsverplichtingen van de vrijwillige syndicus

Naast de verplichtingen met betrekking tot het beheer en de financiën van de mede-eigendom, is de vrijwillige syndicus verantwoordelijk voor het onderhoud van het gebouw. Daartoe moet hij zorgen voor :

• het goede onderhoud van de gemeenschappelijke ruimten
• hun hygiëne
• hun veiligheid.

Hij zorgt ook voor de uitvoering van alle werkzaamheden of renovaties uit die nodig zijn om het gebouw in stand te houden en verzekert de opvolging van de onderhouds- en verzekeringscontracten.

Tot besluit

Net als de professionele syndicus is de vrijwillige syndicus verantwoordelijk voor het beheer, de financiën en het onderhoud van de mede-eigendom. Syndic Yourself biedt uitgebreide hulp bij alle taken, van het juridische aspect tot het administratieve en financiële beheer. Neem dus gerust vandaag nog contact met ons op.