De verplichtingen van de vrijwillige syndicus

Algemene verplichtingen

Allereerst moet men zich herinneren dat de vrijwillige syndicus de vertegenwoordiger is van de vereniging van mede-eigenaars, bekend onder de afkorting VME. Zijn/haar voornaamste verplichtingen betreffen voornamelijk de zaken die betrekking hebben op de administratie van het gebouw, de financiën en het onderhoud. In dit verband is de vrijwillige syndicus dus verantwoordelijk voor het goede beheer, de instandhouding en het onderhoud van de mede-eigendom tijdens zijn mandaat.

Bovendien moet de vrijwillige syndicus ook elk jaar een algemene vergadering organiseren door elke mede-eigenaar van het gebouw bijeen te roepen. Daarvoor moet hij hen ten minste 15 dagen voor de geplande datum op de hoogte brengen. Tijdens deze algemene vergadering stelt de vrijwillige syndicus de agenda en de notulen van de vergadering op. Alle besluiten waarover tijdens de AV gestemd werd, moeten hierin worden opgenomen. De rol van de vrijwillige syndicus is ook toezien op de uitvoering van deze besluiten, overeenkomstig artikel 577-8, 3°.

Administratieve verplichtingen

Tijdens zijn mandaat bestaan de belangrijkste administratieve verplichtingen van de vrijwillige syndicus voornamelijk uit:

• de AV voorbereiden: volgens artikel 577-6, § 2, al. 1 en 2, is de vrijwillige syndicus verplicht ten minste eenmaal per jaar een gewone of buitengewone algemene vergadering te organiseren. Hij zal ook zorgen voor het opstellen van de agendapunten.
• de algemene vergadering voorzitten in zijn hoedanigheid van secretaris van de zitting. Daartoe stelt hij/zij de notulen op en verstuurt deze naar de mede-eigenaren.
• de contracten met dienstverleners beheren, met name contracten voor de herstellingen en het onderhoud van de appartementen.
• een burgerlijk aansprakelijkheidsverzekering afsluiten om de verschillende risico’s tijdens het beheer van de mede-eigendom te dekken. Volgens de wet van 2 juni 2010 is deze inschrijving verplicht.
• Het personeel beheren, met inbegrip van de werknemers van het gebouw, zoals de conciërge en de persoon die belast is met de schoonmaak.
• de lijst van mede-eigenaren van het gebouw bijwerken en de wijzigingen beheren (vertrek en aankomst van bewoners).
• de verschillende archieven van de mede-eigendom bijhouden, evenals het onderhoudsboekje van het gebouw.

Boekhoudkundige en financiële verplichtingen

Naast de administratieve verplichtingen heeft de vrijwillige syndicus ook boekhoudkundige en financiële verplichtingen, waaronder:

• De opening van een aparte bankrekening op naam van de mede-eigendom.
• Het opstellen van een voorlopige begroting die vervolgens in provisies moet worden verdeeld.
• Voor de boekhoudinginstaan, wat veronderstelt het grootboek van de mede-eigendom, het journaal en de balans van de rekeningen van de mede-eigendom bijhouden.
• de inschrijving in het Nationaal Register van Mede-Eigendommen, waardoor de fiche van de mede-eigendom kan worden opgesteld. Tijdens een zitting gaat de vrijwillige syndicus over tot een update bij het NRM.
• En het uitsturen van de oproepen tot fondsen naar de bewoners van het gebouw.

Onderhoudsverplichtingen

Wat de technische verantwoordelijkheden van de vrijwillige syndicus betreft, moet u weten dat deze voornamelijk betrekking hebben op de onderhoudsverplichtingen van het gebouw. Over het algemeen bestaan deze taken uit het uitvoeren van werkzaamheden in het gebouw en het toezicht op de voortgang van de werken. De onderhoudsverplichtingen betreffen dus :

• Het onderhoud van de gemeenschappelijke delen, zoals het restaureren en schoonmaken van het pand.
• Het organiseren van de werkzaamheden die nodig zijn om het gebouw te herstellen en te renoveren.
• Schadebeheer.
• En contacten onderhouden met de dienstverleners die verantwoordelijk zijn voor de verschillende werkzaamheden.

Kortom, de taken van de vrijwillige syndicus gaan van het gebouw in het algemeen tot de kleinere details gelinkt aan administratie, financiën en het onderhoud van het gebouw. Het is belangrijk te weten dat de meeste van deze verplichtingen en opdrachten tegenwoordig afgehandeld kunnen worden door geautomatiseerde beheertools zoals Syndic Yourself. Onze op maat gemaakte  begeleidingsformule kan u ongetwijfeld een deel van deze verantwoordelijkheden uit handen nemen.