De boekhoudkundige en financiële verplichtingen van de vrijwillige syndicus

De verplichtingen van de syndicus in het kader van zijn boekhoudkundige en financiële taken

Naast zijn administratieve, juridische en technische taken is de vrijwillige syndicus verantwoordelijk voor het financiële en boekhoudkundige beheer van de mede-eigendom. Dit brengt een aantal verplichtingen met zich mee, zoals uiteengezet in het Burgerlijk Wetboek.

Opstellen van de voorlopige begroting van de mede-eigendom

Overeenkomstig artikel 577-8, 18 van het Belgisch Burgerlijk Wetboek moet de vrijwillige syndicus elk jaar de voorlopige begroting van de mede-eigendom opstellen en indienen. Deze begroting, die door de Algemene Vergadering van mede-eigenaars moet worden goedgekeurd, wordt opgesteld om verschillende uitgaven te dekken:

● lopende onderhoudskosten ;
● de werkings- en administratiekosten van de gemeenschappelijke delen
● de uitgaven in verband met de gemeenschappelijke voorzieningen van het gebouw (centrale verwarming, elektrische installaties, enz.);
● voorzienbare buitengewone uitgaven (gevelrenovatie, schilderwerken, enz.) ;
● enz.

De boekhouding van de mede-eigendom bijhouden

Dit houdt een aantal taken in:

● de registratie van routinetransacties,
● de registratie van de jaarlijkse uitgaven
● het beheer van de bankrekeningen,
● de balans opstellen (alleen voor mede-eigendommen met meer dan 20 loten)
● enz.

In elk geval moet worden opgemerkt dat, voor gebouwen met 20 kavels of meer, de boekhouding van een mede-eigendom aan strikte regels onderworpen is. De vrijwillige syndicus moet zich hieraan houden.

In gebouwen met meer dan 20 kavels moet de vrijwillige syndicus bijvoorbeeld een minimaal gestandaardiseerd rekeningstelsel gebruiken. Kleinere mede-eigendommen mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren. Deze bevat ten minste :

– de inkomsten en uitgaven
– de cashflow situatie en mutaties op kas- en bankrekeningen
– de bedragen van werkkapitaal en reserves.

Beheer van de fondsen van de vereniging van mede-eigenaars

De vrijwillige syndicus is ook verantwoordelijk voor het beheer van de fondsen van de vereniging van mede-eigenaars. Dit zijn voornamelijk het werkkapitaal en de reservefondsen, die op aparte rekeningen moeten worden geplaatst.

Terwijl het werkkapitaal bedoeld is om de gemeenschappelijke en regelmatige kosten van de mede-eigendom te financieren (conciërgekosten, onderhoudskosten van de gemeenschappelijke ruimten, enz.), moet het reservefonds worden gebruikt om uitzonderlijke en eenmalige uitgaven te financieren (gevelrenovatie, vervanging van liften, enz.).

Goed om weten
Facturen verwerken, betalingen van eigenaars en leveranciers opvolgen, uitgaven en inkomsten controleren, enz. De vrijwillige syndicus is ook verantwoordelijk voor alle aspecten van het financieel beheer van de mede-eigendom.

De verplichtingen van de syndicus met betrekking tot het archiveren van boekhoudkundige documenten

Naast zijn taken op het gebied van boekhouding en financieel beheer is de vrijwillige syndicus tevens verantwoordelijk voor het opstellen en archiveren van de boekhoudkundige documenten van de mede-eigendom. Deze omvatten:

● de lijst van uitgaven ;
● de individuele staat van lasten of verdeeltabellen ;
● de resultatenrekening
● de inventaris
● de balans
● bewegingen in reservefondsen.
● de lijst met uitgaven.

Merk op dat deze documenten beschikbaar moeten zijn voor alle mede-eigenaars.

Conclusie

De vrijwillige syndicus heeft verschillende verplichtingen op het gebied van financieel en boekhoudkundig beheer van de mede-eigendom. Omdat deze taken ingewikkeld kunnen zijn, is het sterk aan te raden om de hulp in te roepen van platforms ter ondersteuning van vrijwillige syndici, zoals Syndic Yourself.

Wij bieden u diensten en hulpmiddelen aan om het algemene beheer van uw mede-eigendom te vergemakkelijken, om nog maar te zwijgen over de bevoorrechte hulp van experts op dit gebied. Neem nu contact met ons op voor meer informatie.