Vrijwillige syndicus: definitie en functie

Wat is een Syndicus van mede-eigendom?

In de ogen van de wet en de autoriteiten is de syndicus van mede-eigendom de vertegenwoordiger van de eigenaars. Hij treedt op in naam en voor rekening van de eigenaars, zowel administratief als financieel. Juridisch gezien is elke mede-eigendom, met ten minste twee verschillende eigenaars in het gebouw, verplicht een syndicus te hebben (professioneel of vrijwillig) op straffe van sancties.

Hoe werkt een syndicus ?

De syndicus is verantwoordelijk voor het beheer van de mede-eigendom. Hij of zij wordt benoemd door de Algemene Vergadering van mede-eigenaars die elk jaar plaatsvindt. De syndicus van een mede-eigendom kan zowel een natuurlijke persoon als een rechtspersoon zijn. In beide gevallen moet hij bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) als rechtspersoon zijn ingeschreven. De ambtstermijn van elke syndicus bedraagt drie jaar en hernieuwbaar. De Algemene Vergadering kan echter ook het einde van het mandaat vervroegen.

Tegenwoordig schrijft de wet de oprichting voor van een syndicus om het beheer en het onderhoud van de mede-eigendom te verzekeren.

De professionele syndicus

De professional die verantwoordelijk is voor het beheer van de mede-eigendom wordt betaald door de mede-eigenaars volgens het syndicuscontract. De professionele syndicus is vaak een rechtspersoon. Zijn bezoldiging zal onmiddellijk aan de vaste lasten worden toegewezen.

Een beroep doen op een professionele syndicus is een van de grootste uitgaven voor uw mede-eigendom. Bovendien is de professional belast met verschillende mede-eigendommen, hetgeen kan leiden tot nalatigheid of slecht beheer van een bepaalde mede-eigendom.

De vrijwillige syndicus

Deze opdracht wordt uitgevoerd door een van de mede-eigenaars op besluit van de Algemene Vergadering. Zelfs indien dit op vrijwillige basis geschiedt, kunnen de mede-eigenaars hem een vergoeding toekennen. Het bedrag van de bezoldiging wordt vooraf door de Algemene Vergadering vastgelegd. Zoals de naam het al aangeeft zal de dienstverlening van deze syndicus grotendeels gratis zijn.

De vrijwillige syndicus maakt het mogelijk de financiële lasten van de mede-eigendom te verminderen. De mede-eigenaar, verantwoordelijk als syndicus, is een belanghebbende, waardoor een transparant beheer van de mede-eigendom wordt gewaarborgd, zowel financieel als administratief. Voor een optimaal beheer van uw mede-eigendom tegen een redelijke prijs kiest u dus best voor een vrijwillige syndicus.

Aangezien de vrijwillige syndicus geen professional is in het beheer van mede-eigendommen, zijn foutmarges en risico’s mogelijk. Hij kan echter wel een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering afsluiten om de risico’s te beperken.

Beheer van een mede-eigendom: taken en verplichtingen

Het beheer van de mede-eigendom moet strikt worden uitgevoerd door de syndicus. Hij is verantwoordelijk voor de administratieve, financiële en technische aspecten van de mede-eigendom.

Als onderdeel van het administratief beheer, zorgt de syndicus voor: 

• Registratie van de Vereniging van Mede-Eigenaars bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO);
• De organisatie van de Algemene Vergadering van mede-eigenaars;
• Het beheer van contracten met dienstverleners;
• En de archivering van documenten betreffende de mede-eigendom.

Wat het financieel beheer betreft, is de syndicus verantwoordelijk voor :

• Het onderhouden van de gemeenschappelijke ruimtes zoals schoonmaken en herstellen;
• De organisatie van reparatie- en renovatiewerkzaamheden om het pand te onderhouden;
• En het in contact brengen met dienstverleners die de werkzaamheden uitvoeren;