Les documents comptables de la copropriété

Les comptes de la copropriété : ce qu'il faut savoir

La tenue de la comptabilité répond à des règles strictes qui définissent notamment le contenu des documents comptables de la copropriété. Ainsi :

• les copropriétés de 20 lots et moins peuvent tenir une comptabilité simplifiée, qui se compose au moins de la situation de trésorerie, du montant du fonds de roulement et de réserve, des créances et des dettes des copropriétaires, des recettes et des dépenses ;
• les copropriétés de plus de 20 lots principaux doivent se conformer au plan comptable minimum normalisé.

Il est à noter que les garages, les parkings et les caves ne sont pas pris en compte comme lots principaux.

Bon à savoir

La copropriété doit posséder deux comptes distincts pour le fonds de roulement et le fonds de réserve. Si le fonds de roulement correspond aux dépenses courantes, le fonds de réserve est destiné à couvrir des travaux imprévus ou des dépenses exceptionnelles.

Quels sont les principaux documents comptables d'une copropriété ?

Les documents comptables de la copropriété sont composés d’un grand nombre d’éléments.

• Le décompte individuel des charges : ce document détaille, pour une année complète, les frais annuels de la copropriété. Il permet également à chaque copropriétaire de connaître sa part des charges communes.
• Le relevé des dépenses : comme son nom l’indique, elle recense la totalité des dépenses engagées par la copropriété, notamment les frais d’entretien, de réparation et de travaux.
• Le grand livre financier qui reprend l’ensemble des recettes et dépenses
• Le bilan : il présente l’ensemble des actifs et des passifs de la copropriété, et donne ainsi une vue d’ensemble de sa situation financière à la clôture de l’exercice

Bon à savoir

Les documents comptables sont généralement produits par le syndic.

Une obligation d’information sur les documents comptables de la copropriété

Afin de garantir la transparence des finances de la copropriété, le syndic est légalement tenu de fournir aux copropriétaires tous les documents et informations à caractère non privé relatifs à la copropriété. Cela inclut évidemment les principaux documents comptables de la copropriété, mais également :

• les devis,
• les factures,
• les états financiers,
• etc.

Ainsi, à chaque fois qu’un copropriétaire en fait la demande, le syndic doit lui remettre ces éléments.

À noter

Afin de maximiser cette transparence, la loi encourage la mise à disposition d’une plateforme ou d’un site internet qui permet aux copropriétaires de consulter en ligne les documents de la copropriété.

Pour conclure

Les documents comptables sont indispensables pour garantir la bonne gestion des finances de la copropriété.

Envie de vous faire assister dans votre fonction de syndic bénévole ? Demande de provisions, rappel de paiements, exercice comptable, état des comptes bancaires, production de documents…Syndic Yourself propose un accompagnement complet pour vous aider à mener à bien votre mission. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus !