Les documents liés à la copropriété

Le mode de fonctionnement de chaque copropriété est prévu dans des documents spécifiques, outre les dispositions légales. Il faut savoir qu’ils sont à la disposition de tous les copropriétaires :

  • Le règlement de la copropriété : contenant les règles spécifiques pour les zones communes
  • Carnet d’entretien : relatif à la maintenance
  • Fiche synthétique de la copropriété pour l’information des copropriétaires sur l’état de la résidence

Comment assurer sa copropriété ?

Le syndic bénévole n’est pas tenu de souscrire à une assurance responsabilité civile, même si la souscription est conseillée. L’erreur est humaine et malgré toute la bonne volonté de la part du syndic bénévole, il convient de souscrire à une assurance pour couvrir les éventuelles fautes ou négligences de ce dernier. Mieux vaut prévenir que guérir…

Le syndic bénévole est-il rémunéré ?

Sur le plan pratique, le syndic bénévole coûtera moins cher aux copropriétaires que les autres formes de syndic. En effet, les copropriétaires ne sont pas tenus de le payer pour la réalisation de ses missions. Ils décident librement s’ils veulent le rémunérer ou non. Toutefois, ils sont tenus de lui rembourser ses propres débours pour la gestion de la copropriété.

La gestion des charges de copropriété

Le syndic bénévole se charge des aspects financiers de la copropriété. Il peut faire appel à des prestataires financiers pour l’exécution des missions comptables, toutefois, aux yeux des autres copropriétaires il sera le premier responsable. À savoir que si le syndic bénévole souhaite faire appel à ces prestataires, il doit d’abord soumettre la décision à l’assemblée générale.

La gestion financière du syndic bénévole se porte sur :

  • L’ouverture et la gestion d’un compte bancaire séparé au nom de la copropriété
  • La tenue de la comptabilité de la copropriété
  • L’élaboration d’un budget prévisionnel pour les dépenses futures
  • La présentation des comptes auprès des copropriétaires lors d’une assemblée

Il doit également se charger de la gestion des impayés. En effet, les copropriétaires doivent s’acquitter des charges financières pour assurer la gestion et le maintien de la copropriété.

La prise de décision

Au cours de chaque assemblée, le syndic bénévole doit établir un compte rendu des activités réalisées. C’est sur présentation des éléments par le syndic bénévole que l’assemblée générale pourra décider et prendre les mesures nécessaires afin de remédier à une situation compromettante.

Le conseil de propriété est un organe coordonnateur entre le syndic et les membres de la copropriété.

Des outils au service de l’humain

Le syndic bénévole utilise divers outils pour mener à terme ses missions. Ces outils sont essentiellement des logiciels de traitement en comptabilité. En quelques clics, vous obtenez un suivi précis de la comptabilité. Il suffit de rentrer les données financières pour obtenir un schéma comptable clair. Avec ces logiciels de comptabilité, vous n’aurez aucune difficulté à établir les budgets.

Bon à savoir

Une plateforme comme Syndic Yourself facilite la gestion de la copropriété pour les syndics bénévoles. Elle permet de réaliser les tâches quotidiennes du syndic bénévole en toute simplicité.

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