Syndic bénévole : comment gérer la comptabilité d'une copropriété ?

Comptabilité en copropriété : ce qu'il faut savoir pour gérer financièrement votre immeuble !

La tenue de la comptabilité se fait selon des normes bien définies. Ainsi pour les immeubles de 20 lots et plus, celle-ci nécessite notamment l’usage d’un plan comptable normalisé, qui figure à l’annexe de l’arrêté royal du 12 juillet 2012.

Les plus petits immeubles à appartements, eux, peuvent recourir à une comptabilité simplifiée, mais qui contient néanmoins des éléments obligatoires comme :

• les recettes ;
• les dépenses ;
• la situation de la trésorerie ;
• les mouvements de disponibilité en espèce et en compte ;
• le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve ;
• les créances et dettes des copropriétaires.

Par ailleurs, selon les normes en vigueur, le syndic est dans l’obligation de créer deux comptes bancaires distincts pour le fonds de roulement et le fonds de réserve.

Notez également que la gestion comptable d’une copropriété doit être conforme aux normes et principes comptables en vigueur, afin de garantir la transparence des opérations financières et l’intégrité des comptes.

Bon à savoir

La tenue de la comptabilité implique également la production de documents comptables comme la liste des dépenses, le compte de résultat, les mouvements de fonds de réserve, les tableaux de répartition, le bilan, etc.

Comment tenir la comptabilité d'une copropriété ?

Pour assurer la gestion comptable de la copropriété, le syndic bénévole peut recourir à des outils variés.

1. Tenir la comptabilité de la copropriété avec Excel

Grâce à ses feuilles de calculs, Excel offre un outil performant pour gérer la comptabilité de la copropriété. Il est possible :

• d’y faire le suivi des recettes et des dépenses,
• d’enregistrer les mouvements de trésorerie,
• de tenir à jour le solde des comptes bancaires,

Mais attention, pour pouvoir utiliser Excel, il est indispensable de comprendre parfaitement son fonctionnement (formule, etc.).

2. Tenir la comptabilité de la copropriété avec des logiciels comptable

Il existe aussi de nombreux logiciels spécialement conçus pour la gestion comptable des entreprises, entités, et ainsi des copropriétés. Ils permettent notamment :

• d’automatiser les tâches,
• et d’accéder facilement aux informations et documents.

Vous l’aurez compris, ils offrent une gestion plus facile et avancée. Néanmoins, cette solution n’est pas toujours adaptée aux besoins de la copropriété. Par exemple, ces logiciels ne permettent pas forcément d’établir des rapports détaillés pour chaque copropriétaire.

3. Opter pour une plateforme spécialisée d’aide aux syndics bénévoles pour tenir la comptabilité

Depuis quelques années, des plateformes en ligne comme Syndic Yourself proposent aux syndics bénévoles des outils performants leur permettant de gérer facilement la comptabilité de leur copropriété.

Ce type de dispositif permet non seulement de gérer plus facilement les documents comptables, mais également d’automatiser tout le processus de gestion :

• répartition des factures,
• calcul de l’exercice comptable,
• décompte des charges,
• balance comptable,
• rapport individuel pour chaque copropriétaire,

Conçue par des professionnels du secteur, cette plateforme offre une solution à la fois pratique et abordable qui permet aux syndics de gérer leurs comptes en toute sécurité et sereinement.

En conclusion

Au vu de la complexité que représentent les missions du syndic bénévole, il est important de choisir un outil adapté pour la gestion comptable, administrative et technique de la copropriété.

Et pour ce faire, Syndic Yourself est un excellent choix. En plus de vous fournir un outil de gestion avancé, nous mettons en effet nos experts comptables, juridiques et administratifs à votre disposition. N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations sur nos services.