De boekhoudkundige documenten van de mede-eigendom

De boekhouding van de mede-eigendom: wat u moet weten

Een boekhouding uitvoeren is onderworpen aan strikte regels die de inhoud van de boekhouddocumenten van de mede-eigendom bepalen. Bijvoorbeeld:

• mede-eigendommen met 20 kavels of minder mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren, die ten minste de cashflow, het bedrag van het werkkapitaal en de reserves, de vorderingen en schulden van de mede-eigenaars, de inkomsten en uitgaven omvat ;
• mede-eigendommen met meer dan 20 loten moeten een minimumindeling van een algemeen rekeningenstelsel hanteren.

Merk op dat garages, parkings en kelders niet worden meegeteld bij de telling van de loten.

Goed om weten

De mede-eigendom moet twee aparte rekeningen hebben voor het werkkapitaal en het reservefonds. Terwijl het werkkapitaal overeenkomt met de lopende uitgaven, is het reservefonds bedoeld om onvoorziene werkzaamheden of uitzonderlijke uitgaven te dekken.

Wat zijn de belangrijkste boekhoudkundige documenten van een mede-eigendom?

De boekhoudkundige documenten van de mede-eigendom bestaan uit een verschillende zaken:

• De individuele afrekening van de lasten: dit document geeft een gedetailleerd overzicht van de jaarlijkse kosten van de mede-eigendom voor een volledig jaar. Elke mede-eigenaar kan zo ook zijn aandeel in de gemeenschappelijke kosten kennen.
• De uitgavenlijst: zoals de naam al aangeeft, worden hier alle uitgaven van de mede-eigendom opgesomd, inclusief onderhoud, reparaties en werkzaamheden.
• De resultatenrekening: deze geeft de informatie weer over de reeds verrichte betalingen en het verschil tussen deze bedragen en de voorziene lasten.
• De balans: deze geeft een overzicht van alle activa en passiva van de mede-eigendom en geeft een overzicht van de financiële situatie.
• De bewegingen in het reservefonds: dit document geeft een overzicht van alle bewegingen in het reservefonds van de mede-eigendom over een bepaalde periode (instroom en uitstroom van middelen).

Goed om weten

Boekhoudkundige documenten worden meestal opgesteld door de syndicus.

De verplichting om informatie te verstrekken over de boekhoudkundige documenten van de mede-eigendom

Om de transparantie van de financiën van de mede-eigendom te garanderen, is de syndicus wettelijk verplicht om de mede-eigenaars alle niet-private documenten en informatie met betrekking tot de mede-eigendom te bezorgen. Dit omvat uiteraard de belangrijkste boekhoudkundige documenten van de mede-eigendom, maar ook :

• prijsoffertes,
• facturen
• financiële overzichten,
• enz.

Dus telkens als een mede-eigenaar een verzoek indient, moet de syndicus hem deze informatie bezorgen.

Te noteren

Om deze transparantie te maximaliseren, moedigt de wet aan om een een platform of website aan te bieden waarmee de mede-eigenaars de documenten van de mede-eigendom online kunnen raadplegen.

Tot besluit

Boekhoudkundige documenten zijn essentieel voor een goed beheer van de financiën van de mede-eigendom.

Wenst u hulp in uw rol als vrijwillige syndicus? Aanvragen van provisies, betalingsherinneringen, financiële afrekeningen, bankafschriften, voorleggen van documenten… Syndic Yourself biedt u een volledige ondersteuning bij het uitvoeren van al uw taken. Aarzel niet om contact met ons op te nemen voor meer informatie!