Créer un syndic bénévole en Belgique : quelles sont les procédures ?

Quand créer un syndic bénévole ?

La nomination d’un syndic bénévole peut intervenir à différents moments de la vie d’une copropriété. Voici les principaux scénarios possibles.

Lors de la création de la copropriété

Le syndic bénévole peut être désigné dès la naissance de la copropriété, par le règlement de copropriété (son mandat expire alors à la première assemblée). S’il n’a pas été désigné par ce règlement, il peut directement être nommé lors de la première assemblée générale, pour un mandat de 1 an renouvelable chaque année.

À la fin de contrat du syndic actuel

Si votre copropriété est déjà gérée par un syndic professionnel, le passage à un syndic bénévole peut se faire lors du renouvellement du mandat du syndic pro lors de l’AG Ordinaire. Il suffit que la majorité des copropriétaires vote pour ce changement lors de cette AG.

En cas de révocation du syndic

Si le syndic actuel ne remplit pas ses obligations, les copropriétaires peuvent demander sa révocation lors d’une AG extraordinaire. Une fois la révocation prononcée, un syndic bénévole peut être nommé pour le remplacer.

Voici quelques raisons légales qui peuvent pousser une copropriété à révoquer son syndic :

• Mauvaise gestion de la copropriété
• Non-organisation des AG
• Non-concrétisation des travaux votés lors de l’AG
• Non-souscription aux assurances requises

Bon à savoir

L’expression « créer un syndic bénévole » est utilisée couramment,
mais en réalité, un syndic bénévole n’est pas créé. C’est une personne qui est nommée et prend le rôle de syndic au sein de la copropriété.

Les étapes clés pour créer un syndic bénévole

Il est important de suivre certaines étapes pour nommer un syndic bénévole.

1. Convoquer une assemblée générale

La première étape consiste à convoquer une AG. Celle-ci peut être ordinaire, pour le renouvellement d’un mandat, ou extraordinaire, s’il s’agit de révoquer un syndic existant. Dans tous les cas, c’est lors de cette réunion que la nomination du syndic bénévole sera soumise au vote des copropriétaires. Bien évidemment, cette nomination du syndic doit être énoncée dans l’ordre du jour. C’est également le cas du contrat de mandat qui doit y être annexé.

S’il y a unanimité, le vote pour nommer un syndic bénévole peut également se faire par écrit. Un courrier pourra alors être envoyé au syndic démissionnaire s’il y en a un.

2. Voter la nomination du syndic bénévole

Lors de l’AG, la nomination du syndic bénévole doit être soumise au vote des copropriétaires. Pour être valable, la décision doit être prise à la majorité absolue des voix présentes ou représentées (50% des voix plus une).

3. L’inscription à la BCE et l’assurance responsabilité civile

Après sa nomination, le syndic bénévole doit remplir plusieurs formalités légales pour officialiser sa fonction. En premier lieu, il doit s’inscrire à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) en tant que syndic non professionnel. Il doit également souscrire à une assurance responsabilité civile (à la charge de la copropriété), qui le protège en cas de faute de gestion dans l’exercice de ses fonctions.

Conclusion

Nommer un syndic bénévole en Belgique est à la portée de tous les copropriétaires motivés (ou leurs conjoints). Si vous souhaitez passer à ce mode de gestion, n’hésitez pas à vous faire accompagner par Syndic Yourself. De la gestion comptable à la résolution des litiges, nous offrons un soutien complet aux syndics bénévoles.