Een vrijwillige syndicus oprichten in België: wat zijn de procedures?

Wanneer moet een vrijwillige syndicus worden aangesteld?

Een vrijwillige syndicus kan worden aangesteld in verschillende fasen van het bestaan van een mede-eigendom. Dit zijn de belangrijkste mogelijke scenario’s.

Bij de oprichting van de mede-eigendom

De vrijwillige syndicus kan worden aangesteld zodra de mede-eigendom wordt opgericht, door het reglement van de mede-eigendom (in dat geval vervalt zijn mandaat op de eerste vergadering). Indien hij niet benoemd is door dit reglement, kan hij rechtstreeks benoemd worden op de eerste algemene vergadering, voor een termijn van 1 jaar, elk jaar hernieuwbaar.

Aan het einde van het contract van de huidige syndicus

Als je mede-eigendom al wordt beheerd door een professionele syndicus, kan de overgang naar een vrijwillige syndicus plaatsvinden bij de verlenging van het mandaat van de professionele syndicus,  tijdens de gewone algemene vergadering. Het volstaat dat de meerderheid van de mede-eigenaars voor de wijziging stemt op de Algemene Vergadering.

Als de syndicus ontslagen wordt

Als de huidige syndicus zijn of haar verplichtingen niet nakomt, kunnen de mede-eigenaars tijdens een buitengewone algemene vergadering vragen om hem of haar te ontslaan. Zodra het ontslag is beslist, kan een vrijwillige syndicus worden aangesteld om hem of haar te vervangen.

Hieronder volgen enkele wettelijke redenen waarom een mede-eigendom haar syndicus kan willen ontslaan:

• De mede-eigendom wordt slecht beheerd.
• Er werden geen algemene vergaderingen georganiseerd.
• Werkzaamheden die tijdens de algemene vergadering zijn goedgekeurd werden niet uitgevoerd
• Er werd geen vereiste verzekering afgesloten.

Goed om weten

De uitdrukking “een vrijwillige syndicus oprichten” wordt vaak gebruikt, maar in werkelijkheid wordt een vrijwillige syndicus niet opgericht. Het is een persoon die wordt aangesteld en de rol van syndicus op zich neemt binnen de mede-eigendom.

De belangrijkste stappen bij het oprichten van een vrijwillige syndicus

Het is belangrijk om bepaalde stappen te volgen om een vrijwillige syndicus aan te stellen.

1. Een algemene vergadering bijeenroepen

De eerste stap is het bijeenroepen van een algemene vergadering. Dit kan een gewone vergadering zijn, om een mandaat te verlengen, of een buitengewone vergadering, om de actuele syndicus te ontslaan. In alle gevallen wordt op deze vergadering de benoeming van de vrijwillige syndicus ter stemming voorgelegd aan de mede-eigenaars. Uiteraard moet de benoeming van de vrijwillige syndicus in de agenda worden opgenomen. Dit geldt ook voor de mandaatovereenkomst, die aan de agenda moet worden gevoegd.

Als er unanimiteit is, kan de stemming om een vrijwillige syndicus aan te stellen ook schriftelijk gebeuren. Er kan dan een brief gestuurd worden naar de ontslagnemende syndicus als die er is.

2. Stemming over de benoeming van de vrijwillige syndicus

Op de Algemene Vergadering moet de aanstelling van de vrijwillige syndicus in stemming worden gebracht door de mede-eigenaars. Om geldig te zijn moet de beslissing genomen worden met een absolute meerderheid van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen (50% van de stemmen plus één).

3. Inschrijving bij de KBO en burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering

Zodra ze zijn aangesteld, moeten vrijwillige syndici een aantal wettelijke formaliteiten vervullen om hun positie officieel te maken. Ten eerste moeten ze zich registreren bij de KruispuntBank van Ondernemingen (KBO) als niet-professionele syndicus. Ze moeten ook een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering afsluiten (betaald door de mede-eigenaar), die hen beschermt in het geval van wanbeheer bij de uitvoering van hun taken.

Tot slot

De aanstelling van een vrijwillige syndicus in België ligt binnen het bereik van alle gemotiveerde mede-eigenaars (of hun partners). Indien je wenst over te schakelen naar deze vorm van beheer, aarzel dan niet om de hulp in te roepen van Syndic Yourself. Van boekhoudkundig beheer tot geschillenbeslechting, wij bieden volledige ondersteuning aan vrijwillige syndici.