De vrijwillige syndicus: in de praktijk

Documenten met betrekking tot de mede-eigendom

Naast de wettelijke bepalingen zijn de werkingsprocedures van elke mede-eigendom vastgelegd in specifieke documenten. Het is belangrijk te weten dat deze beschikbaar zijn voor alle mede-eigenaars:

• Het Reglement van Mede-Eigendom: met de specifieke regels voor de gemeenschappelijke ruimtes

• Onderhoudsboekje: heeft betrekking tot het onderhoud

• Samenvattingsfiche van de mede-eigendom met informatie voor de mede-eigenaars over de staat van de woning

Hoe verzekert u uw mede-eigendom?

De vrijwillige syndicus is niet verplicht een verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid af te sluiten, ook al wordt dit wel aanbevolen. Vergissen is menselijk en ondanks alle goede wil van de vrijwillige syndicus is het raadzaam een verzekering af te sluiten om eventuele fouten of nalatigheden van zijn kant te dekken. Voorkomen is altijd beter dan genezen…

Wordt de vrijwillige syndicus betaald?

Praktisch gezien zal de vrijwillige syndicus de mede-eigenaars minder kosten dan andere vormen van syndicus. De mede-eigenaars zijn immers niet verplicht hem te betalen voor het uitvoeren van zijn taken. Ze zijn vrij om te beslissen of ze hem willen betalen of niet. Zij zijn echter wel verplicht hem zijn eigen uitgaven voor het beheer van de mede-eigendom te vergoeden.

Beheer van de kosten van mede-eigendom

De vrijwillige syndicus is verantwoordelijk voor de financiële aspecten van de mede-eigendom. Hij kan een beroep doen op financiële dienstverleners om de boekhoudkundige taken uit te voeren, maar in de ogen van de andere mede-eigenaars zal hij de hoofdverantwoordelijke zijn. Er zij op gewezen dat indien de vrijwillige syndicus een beroep wenst te doen op deze dienstverleners hij deze beslissing eerst aan de Algemene Vergadering moet voorleggen.

Het financieel beheer van de vrijwillige syndicus heeft betrekking op:

• De opening en het beheer van een afzonderlijke bankrekening op naam van de mede-eigendom
• Het bijhouden van de boekhouding van de mede-eigendom
• Het opstellen van een voorlopige begroting voor de toekomstige uitgaven
• Het voorleggen van de rekeningen aan de mede-eigenaars op een vergadering

Hij moet ook verantwoordelijk zijn voor het beheer van onbetaalde rekeningen. De mede-eigenaars moeten immers de financiële lasten betalen om het beheer en het onderhoud van de mede-eigendom te verzekeren.

Beslissingsname

Tijdens elke vergadering moet de vrijwillige syndicus een verslag opstellen over de verrichte activiteiten. Het is na voorlegging van deze elementen door de vrijwillige syndicus dat de Algemene Vergadering een besluit kan nemen en de nodige maatregelen kan treffen om een belastende situatie te verhelpen.

De Raad van Mede-eigendom is een coördinerend orgaan tussen de syndicus en de leden van de mede-eigendom.

Werkinstrumenten ten dienste van de mensen

De vrijwillige syndicus gebruikt verschillende tools om zijn opdrachten uit te voeren. Deze hulpmiddelen zijn voornamelijk softwarepakketten voor boekhoudkundige verwerking. In enkele muisklikken krijgt u een precieze follow-up van de boekhouding. U hoeft alleen maar de financiële gegevens in te voeren om een duidelijk boekhoudkundig schema te verkrijgen. Met deze boekhoudsoftware zult u geen moeilijkheden ondervinden om budgetten op te maken.