Vrijwillige syndicus: hoe beheert u de rekeningen van een mede-eigendom?

Boekhouding in mede-eigendom: wat u moet weten om uw gebouw financieel te beheren!

Een boekhouding uitvoeren moet duidelijk gedefinieerde normen volgen. Voor gebouwen met 20 of meer kavels moet een genormaliseerd rekeningstelsel worden gebruikt, zoals uiteengezet in de bijlage van het Koninklijk Besluit van 12 juli 2012.

Kleinere flatgebouwen mogen daarentegen een vereenvoudigde boekhouding gebruiken, die niettemin verplichte posten bevat zoals:

• de inkomsten ;
• de uitgaven
• de kasmiddelen
• de kas- en bankrekeningbewegingen;
• de bedragen van werkkapitaal en reservefonds;
• de vorderingen en schulden van de mede-eigenaars.

Bovendien is de syndicus volgens de geldende normen verplicht om twee afzonderlijke bankrekeningen aan te maken voor het werkkapitaal en het reservefonds.

Er moet ook worden opgemerkt dat het boekhoudkundig beheer van een mede-eigendom moet voldoen aan de geldende boekhoudnormen en -principes om de transparantie van de financiële transacties en de integriteit van de rekeningen te garanderen.

Goed om weten

Het bijhouden van de boekhouding vergt ook boekhoudkundige documenten zoals uitgavenlijsten, winst- en verliesrekeningen, mutaties in reservefondsen, verdeeltabellen, balansen, enz.

Hoe wordt de boekhouding van een mede-eigendom gevoerd?

Om het beheer van de boekhouding van de mede-eigendom te verzekeren, kan de vrijwillige syndicus verschillende hulpmiddelen gebruiken.

1. De boekhouding van de mede-eigendom bijhouden in Excel

Dankzij de spreadsheets is Excel een krachtig hulpmiddel om de boekhouding van de mede-eigendom te beheren. U kan:

• inkomsten en uitgaven bijhouden,
• Kasbewegingen registreren,
• banksaldo’s update houden,
• enz.

Om Excel te kunnen gebruiken, is het echter essentieel om perfect te begrijpen hoe het werkt (formules, enz.).

2. De boekhouding van uw mede-eigendom bijhouden met boekhoudsoftware

Er bestaan ook een aantal softwarepakketten die speciaal zijn ontworpen voor het beheer van de boekhouding van bedrijven, entiteiten en dus ook mede-eigendommen. Hiermee kunt u o.a.:

• taken automatiseren
• gemakkelijke toegang verlenen tot informatie en documenten.

Zoals u kunt zien, bieden ze een eenvoudiger en geavanceerder beheer. Deze oplossing is echter niet altijd aangepast aan de behoeften van de mede-eigendom. Met deze softwarepakketten kunnen bijvoorbeeld niet noodzakelijk gedetailleerde rapporten worden opgesteld voor elke mede-eigenaar.

3. Kiezen voor een gespecialiseerd platform dat vrijwillige syndici helpt bij hun boekhouding

Sinds enkele jaren bieden online platformen zoals Syndic Yourself vrijwillige syndici krachtige tools om hen te helpen de boekhouding van hun mede-eigendom gemakkelijk te beheren.

Dit type systeem maakt het niet alleen eenvoudiger om boekhoudkundige documenten te beheren, maar automatiseert ook het hele beheerproces:

• verdeling van facturen
• berekening van het boekjaar
• kostenoverzicht
• boekhoudkundige balans,
• individuele rapporten voor elke mede-eigenaar,
• enz.

Dit platform is ontworpen door professionals uit de sector en biedt een oplossing die zowel praktisch als betaalbaar is, zodat syndici hun rekeningen veilig en rustig kunnen beheren.

Tot besluit

Gezien de complexiteit van de taken van de vrijwillige syndicus is het belangrijk om een geschikt hulpmiddel te kiezen voor het boekhoudkundig, administratief en technisch beheer van de mede-eigendom.

Syndic Yourself is hiertoe een uitstekende keuze. We stellen u niet alleen een geavanceerde beheertool ter beschikking, maar u kan ook rekenen op onze boekhoudkundige, juridische en administratieve experts. Aarzel dus niet om contact met ons op te nemen voor meer informatie over onze diensten.