3 belangrijke stappen om vrijwillige syndicus te worden voor jouw mede-eigendom in België

Stap 1: Zet je aanvraag om vrijwillige syndicus te worden op de agenda van de Algemene Vergadering

Als je vrijwillige syndicus voor je mede-eigendom wenst te worden, kun je je aanvraag op de agenda van de volgende algemene vergadering zetten. Stuur hiervoor een aangetekende brief met ontvangstbevestiging naar de huidige syndicus, waarin je duidelijk aangeeft dat je je verkiesbaar wilt stellen.

Zodra je verzoek is ontvangen, is de huidige syndicus verplicht om je kandidatuur op de agenda van de volgende algemene vergadering te zetten. Zorg er vooral voor dat je je brief verstuurt voordat de aankondigingen worden verstuurd.

Maar omdat deze procedure niet verplicht is, kun je je ook direct aanmelden tijdens de Algemene Vergadering. Dit kun je doen wanneer de kwestie van de ambtstermijn van de huidige voorzitter wordt besproken op de vergadering. Dit punt wordt systematisch besproken op gewone algemene vergaderingen.

Goed om weten

Als je er de voorkeur aan geeft om je kandidatuur aan te kondigen vóór de Algemene Vergadering  door het op de agenda te zetten, raden we je aan om je kandidatuurbrief minstens 2 maanden voor de volgende AV naar de syndicus te sturen.

Stap 2: Stemmen op de algemene vergadering om vrijwillige syndicus te worden

Op de algemene vergadering wordt je kandidatuur ter stemming voorgelegd aan de mede-eigenaars. Om gekozen te worden, moet je een absolute meerderheid van de stemmen van de mede-eigenaars krijgen, d.w.z. meer dan 50% van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen.

Vóór de stemming krijgt je de gelegenheid om jezelf voor te stellen en je plannen voor de mede-eigendom uit te leggen. Wees voorbereid om eventuele vragen van andere mede-eigenaars te beantwoorden. Je toespraak moet duidelijk, beknopt en geruststellend zijn. We raden je aan om je engagement, je ernst en je wil om de mede-eigendom transparant en efficiënt te beheren, te benadrukken.

Als je een absolute meerderheid haalt, gefeliciteerd! Je bent officieel de nieuwe vrijwillige syndicus van je gebouw. Zo niet, dan kun je je kandidaat stellen op de volgende algemene vergadering.

Goed om weten

Als je wordt verkozen tot de nieuwe vrijwillige syndicus, moet je een verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten en je inschrijven bij de KruispuntBank van Ondernemingen (KBO).
Deze stappen zijn verplicht als je je mandaat wettelijk wilt uitoefenen.

Stap 3: De archieven van de vorige syndicus opvorderen

Zodra je gekozen bent, moet je alle documenten en archieven met betrekking tot het beheer van de mede-eigendom ophalen. Dit omvat bijvoorbeeld

• de jaarrekeningen
• de bankgegevens van de mede-eigendom,
• de plannen van het gebouw
• de verzekeringscontracten,
• het reglement van interne orde,
• het reglement van mede-eigendom,

Als algemene regel geldt dat de vertrekkende syndicus je deze zaken binnen 30 dagen na het einde van zijn mandaat moet bezorgen, op papier of in elektronische vorm.

Tot slot

Kiezen voor een vrijwillige syndicus is een uitstekende manier om betrokken te raken bij het beheer van je mede-eigendom en zo geld te besparen. Aarzel niet om een beroep te doen op Syndic Yourself, je vertrouwde partner in het beheer van mede-eigendom, om je hierbij te helpen.